6.6 Bedømmelse og antagelse af entreprenørtilbud

I dette afsnit beskrives de nærmere regler, som bygherren skal overholde ved bedømmelse og antagelse af entreprenørtilbud, herunder forudsætningerne for, at tilbud kan indgå i tilbudsbedømmelsen, og efterfølgende afklaringen af, hvilket tilbud der skal antages.

6.6.1 Kriterier ved bedømmelse

Bedømmelse og antagelse af tilbud sker på grundlag af det valgte tildelingskriterium: Økonomisk mest fordelagtige bud eller laveste pris.

Reglerne i det følgende tager udgangspunkt i Tilbudsloven (nationalt udbud). På de punkter, hvor EU's udbudsregler afviger fra Tilbudsloven, er dette anført særskilt.

Ved udbud efter såvel Tilbudsloven som efter EU's udbudsregler har bygherren valgt tildelingskriterium, som er enten laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud.

Kriteriet laveste pris anvendes typisk ved udbud på detaljeret grundlag, fx hovedprojekt. Ved laveste pris skal tilbuddene gøres direkte sammenlignelige på prisen, og herefter findes laveste pris.

Kriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, hvor tilbud også bedømmes efter andre kriterier end prisen, anvendes typisk ved udbud på et mindre detaljeret grundlag. Her skal tilbudte løsninger og den tilbudte pris bedømmes samlet.

Normalt vil det være en del af de projekterende rådgiveres ydelser at bistå bygherren ved udbud samt vurdere de indkomne tilbud og afgive indstilling til bygherren om eventuel accept eller forkastelse af afgivne tilbud.

Ved totalentrepriseudbud vil det normalt være indeholdt i eventuelt bygherrerådgivers ydelser at bistå i udbuds- og vurderingsfasen.

6.6.2 Udvælgelse ved offentligt udbud

Ved offentligt udbud skal bygherren indledningsvis gennemgå det modtagne tilbudsmateriale vedrørende egnethed for at finde ud af, hvilke af tilbudsgiverne der er egnede til at gennemføre opgaven. Udvælgelsen sker ud fra de af bygherren fastlagte udvælgelseskriterier, som blandt andet skal være nøgletal, jf. gældende retningslinier.

Ud fra udvælgelseskriterierne findes således de tilbudsgivere, som er egnet til at udføre opgaven. Tilbuddene fra disse tilbudsgivere indgår i tilbudsbedømmelsen, hvor de konditionsmæssige tilbud bedømmes ud fra det fastlagte tildelingskriterium og eventuelle underkriterier.

Ved såvel nationalt udbud som ved EU-udbud er der en række udelukkelsesgrunde – umyndighed, betalingsstandsning eller konkurs, dom for strafbart forhold samt grov eller gentagen forsømmelse ved udøvelse af egen virksomhed – som bygherren skal overveje i relation til at udelukke en bydende.

Bygherren skal endvidere sikre sig, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Dette gøres ved en tro- og loveerklæring fra tilbudsgiver, som skal bekræftes ved aftaleindgåelse.

Bygherren skal i alle forhold ligebehandle tilbudsgiverne.

6.6.3 Fejl og mangler i tilbud

Et tilbud er som udgangspunkt bindende for tilbudsgiveren, uanset om der er fejl i tilbuddet. Er der fejl i tilbuddet, kan bygherren enten fastholde tilbuddet med fejlen eller acceptere, at tilbudsgiver benytter sin eventuelle ret efter aftaleloven til at kalde tilbuddet tilbage (hvis prisen er så lav, at det vil være urimeligt eller i strid med redelig handlemåde at fastholde tilbudsgiver på tilbudet).

Tilbudsgivere kan ikke få lov til at supplere et tilbud, hvis det er mangelfuldt. Tilbuddene skal vurderes, som de foreligger ved licitationen, men bygherren har lov til at stille spørgsmål til tilbudsgiverne angående forståelsen af tilbuddet.

Tilbud, som ikke opfylder bestemmelser i udbudsgrundlaget, der alene har karakter af ordensforskrifter, er som udgangspunkt konditionsmæssige og skal indgå i tilbudsbedømmelsen.

6.6.4 Forbehold

Forbehold, der har betydning for prisen, skal prissættes. Forbehold, der ikke kan prissættes eller vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, gør tilbuddet ukonditionsmæssigt. Forbehold om tiden kan ikke prissættes og vil derfor altid medføre ukonditionsmæssighed.

Tilbudsgiverne skal afgive tilbud på det grundlag, som bygherren har lagt frem (udbudt). Det er dog ikke ualmindeligt, at tilbudsgivere alligevel på et eller flere punkter tager forbehold. Forbehold vedrører typisk betaling, risiko, ansvar, tidsfrister, prisregulering, forståelse af udbudsmaterialet samt andre økonomiske og juridiske forhold.

En række af entreprenørernes organisationer har udarbejdet standardforbehold og andre faglige forbehold, som deres medlemmer kan benytte, når de afgiver tilbud. Forbeholdene benyttes ofte, hvis et eller flere for entreprenørerne væsentlige forhold ikke er tilgodeset i udbudsmaterialet.

Desuden har en række leverandørbrancher udsendt leveringsbetingelser, der – når de vedlægges et tilbud – kan sidestilles med tilbudsforbehold.

Herudover kan den enkelte tilbudsgiver have taget et forbehold over for konkrete bestemmelser i udbudsgrundlaget.

6.6.5 Bygherrens stilling til forbehold

I forbindelse med tilbudsgivningen skal alle tilbudsgivere ligebehandles, og dermed skal de modtagne tilbud ligestilles.

Bygherren skal for hvert enkelt forbehold tage stilling til, om der er tale om en væsentlig eller mindre væsentlig fravigelse fra udbudsgrundlaget.

Forbehold, som uddyber eller præciserer udbudsmaterialet eller ikke strider mod dette, vil normalt være uproblematiske. Hvis de har betydning for prisen, skal de prissættes af bygherren.

Forbehold, som er i strid med udbudsmaterialet, men ikke på væsentlig måde, skal prissættes af bygherren. Dette gælder også standardforbehold.

Prissætningen skal ske efter en reel og objektiv målestok. Prisen kan sættes til 0 kr., hvis forbeholdet ikke har konkret betydning i entrepriseforholdet. Bygherren må ikke spørge en tilbudsgiver om prisen på et forbehold, idet denne derved får lejlighed til at forbedre sit tilbud.

Ved bedømmelsen af tilbuddene skal bygherren forhøje tilbuddet med forbeholdets pris.

Når der kun foreligger forbehold, som ikke på væsentlig måde er i strid med udbudsgrundlaget og som kan prissættes, har bygherren ret men ikke pligt til at tage tilbuddet i betragtning, medmindre der er tale om rent bagatelagtige forbehold, idet bygherren i disse tilfælde vil have pligt til at tage tilbuddet i betragtning.

Forbehold, som strider væsentligt mod udbudsgrundlaget og/eller ikke kan prissættes, medfører, at tilbuddet skal forkastes som ukonditionsmæssigt. Som en hovedregel kan bygherren gå ud fra, at forbehold vedrørende byggetid og vedrørende væsentlige juridiske bestemmelser i udbudsgrundlaget gør tilbuddet ukonditionsmæssigt.

Ukonditionsmæssige tilbud skal kasseres.

Bygherren må således ikke acceptere et tilbud med en væsentlig fravigelse fra udbudsmaterialet, idet øvrige tilbudsgivere i givet fald skulle have chancen for at foretage samme fravigelse og justere deres tilbud. Bygherren kan fx ikke vide, hvad en ændret byggetid betyder for andre tilbudsgiveres pris.

Det er tilbudsgiverens egen risiko, om tilbudsgiverens forbehold kan prissættes af bygherren.

6.6.6 Sideordnet udbud

Sideordnet udbud foreligger, når bygherren ved udbuddet har bedt om tilbud på flere forskellige materialevalg eller lignende

Hvis bygherren ved udbuddet har forlangt, at de bydende skal give tilbud på flere materialevalg, som opstilles i udbudsgrundlaget, foreligger et sideordnet udbud.

Hver løsning kan betragtes som en licitation for sig, og for hvert af de sideordnede udbud følges reglerne om tilbudsbedømmelse.

Bygherren skal så vælge, hvilken af de sideordnede løsninger han ønsker udført, og lægge resultatet af bedømmelsen af denne løsning til grund for, hvilken bydende der har vundet.

6.6.7 Alternative tilbud

Et alternativt tilbud foreligger, når tilbudsgiveren foreslår andre løsninger med hensyn til byggeriets udformning, gennemførelse og materialer end angivet i udbudsgrundlaget.

Alternative tilbud kan også vedrøre andre forhold såsom byggetid og prisregulering. Denne type alternativer skal i visse tilfælde behandles på samme måde som forbehold.

Ved EU-udbud kan der kun modtages alternative tilbud ved tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, og kun såfremt udbyder udtrykkeligt har tilladt det i udbudsbekendtgørelsen og i udbudsmaterialet. Udbyder skal endvidere i udbudsmaterialet anføre, hvilke mindstekrav et alternativt tilbud skal opfylde. Ved EU-udbud er der ikke mulighed for at forhandle, og der skal derfor være tale om fuldt sammenlignelige tilbud, når der konkurreres på laveste pris.

Ved nationale udbud kan alternative tilbud derimod komme på tale ved såvel udbud på laveste pris som ved udbud på økonomisk mest fordelagtige bud.

Det følger af ligebehandlingsprincippet, at bygherren ikke må antage bud, der ikke er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne, herunder de eventuelle mindstekrav, der er fastsat i udbudsmaterialet. Bygherren skal således i udbudsmaterialet anføre de mindstekrav, som skal være opfyldt.

Bygherren kan tage hensyn til alternative bud, når de opfylder mindstekravene. Der er tale om en ret for bygherren til at antage et alternativt bud, ikke en pligt. Bygherren vil derfor ikke ved nationalt udbud ved tildelingskriteriet laveste pris have pligt til at vælge en alternativ løsning, og det alternative tilbud kan kun antages, såfremt det er det laveste bud.

Omvendt kan bygherren ved økonomisk mest fordelagtige bud være forpligtet til at antage et alternativt bud, der opfylder mindstekravene, såfremt det følger af vurderingen med de opstillede underkriterier.

Ved vurderingen af det alternative tilbud skal eventuelle udgifter til projektrevision som følge af alternativet indregnes.

Bygherren har mulighed for i forbindelse med sit udbud at udelukke alternative bud.

6.6.8 Forhandling med tilbudsgivere

Forhandling med tilbudsgiverne må ikke finde sted i forbindelse med EU-udbud, men gerne i forbindelse med nationalt udbud.

Bygherren har ved EU-udbud ikke lov til at forhandle med tilbudsgiverne efter modtagelse af tilbud, medmindre bygherren har valgt udbud med forhandling, som dog kun kan anvendes i særlige tilfælde. Dog kan bygherrer, som er omfattet af Forsyningsvirksomhedsdirektivet, frit anvende udbud med forhandling.

Ved nationalt udbud (Tilbudsloven) kan bygherren forhandle med tilbudsgiverne, medmindre han har fraskrevet sig retten hertil i udbudsgrundlaget. Forhandling skal dog ske inden for buddets egne rammer.

Ved tildelingskriteriet laveste pris ved nationalt udbud må bygherren kun forhandle med den tilbudsgiver, som har afgivet det laveste bud, og her må såvel forbehold som pris forhandles.

Ved tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud ved nationalt udbud kan bygherren, såfremt denne ønsker at forhandle, indlede forhandlinger med tre tilbudsgivere eller færre, som ved licitationen har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud. Øvrige tilbudsgivere frigøres fra deres tilbud, når de udelukkes fra forhandlinger.

Bygherren skal senest ved forhandlingernes påbegyndelse skriftligt meddele tilbudsgiverne, hvordan forhandlingerne vil foregå, og om der forhandles i flere faser.

Bygherren skal under forhandlingerne behandle tilbudsgiverne ens. Bygherren må fx ikke give oplysninger til en tilbudsgiver om andre tilbudsgiveres løsninger eller priser, medmindre sådanne oplysninger allerede er offentligt tilgængelige.

Bygherren kan forhandle såvel de tilbudte løsninger som andre forhold i tilbuddet, herunder forbehold og prisen. Forhandlingerne må dog ikke føre til, at opgavens karakter ændres væsentligt i forhold til udbudsmaterialet, eller til at tildelingskriterium og underkriterier eller deres vægtning ændres.

Hvis bygherren har afvist et tilbud som ukonditionsmæssigt, må han ikke anerkende det ukonditionsmæssige forhold i et andet tilbud gennem forhandlingsfasen.

6.6.9 Accept af laveste pris

Når arbejdet er udbudt efter tildelingskriteriet laveste pris, skal det tilbud, som har den laveste pris, accepteres. Ved nationalt udbud (Tilbudsloven) har bygherren mulighed for at forhandle med denne tilbudsgiver – også om prisen – inden der indgås aftale.

Inden accept skal bygherren vurdere prisen i forhold til det styrende budget. Det styrende budget skal inden prisvurderingen justeres, hvis den aktuelle markedssituation har ændret budgettets forudsætninger. Med sådanne eventuelle justeringer er budgettet udtryk for den for bygherren acceptable pris.

Budgettet bør revurderes, hvis det viser sig, at tilbudssummerne eller disses gennemsnit i betydelig grad afviger fra det styrende budget, fx således at et antal tilbud ligger nogenlunde samlet i betydelig afstand fra det styrende budget.

Hvis budgettet er behæftet med fejl, skal de ansvarsmæssige konsekvenser overvejes. Skal det styrende budget forhøjes, skal sagen forelægges de bevilgende myndigheder.

Hvis prisen er for høj i forhold til det styrende budget, bør det overvejes, om en anden entreprise- eller udbudsform kan ventes at føre til lavere priser (fx udbud i fagentreprise i stedet for hovedentreprise eller offentligt udbud i stedet for begrænset).

Hvis det laveste bud ikke er i overensstemmelse med det styrende budget, må tilbuddet ikke accepteres, og udbuddet skal annulleres. Der skal dog være en saglig begrundelse for at annullere, og der skal derfor være tale om en væsentlig overskridelse af det styrende budget.

Byggesagen må i givet fald udsættes eller opgives. Det kan undersøges, om det kvalitets- og tidsmæssigt er forsvarligt at omprojektere med henblik på billiggørelse. I overvejelserne skal eventuelle udgifter ved omprojektering medtages. Endvidere skal det undersøges, om rådgivernes omprojekteringspligt kan gøres gældende.

Et tilbud kan være så lavt, at der er risiko for, at entreprenørens økonomi ikke rækker til at gennemføre arbejdet. Bygherren skal i denne situation overveje, om der er grundlag for at forkaste tilbuddet.

Tilbuddet bør vurderes konkret ud fra det styrende budget. Entreprenører kan byde lavt af grunde, der ikke påvirker deres mulighed for at gennemføre arbejdet.

Der kan fx være tale om entreprenører, som arbejder med meget lave omkostninger, eller som gerne vil ind på markedet. Det vil ikke være rimeligt, om bygherren i sådanne tilfælde skulle undlade at drage den økonomiske fordel af lave tilbud. Eventuelt kan bygherren anmode om nærmere oplysninger om tilbuddets baggrund.

6.6.10 Accept af økonomisk mest fordelagtige bud

Når arbejdet er udbudt efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, skal det tilbud accepteres, som efter eventuelle forhandlinger (kun ved nationalt udbud og i undtagelsestilfælde ved EU-udbud) bedst opfylder tildelingskriteriet.

For at finde frem til det fordelagtigste tilbud skal bygherren gennemgå hvert projekt systematisk for hvert af underkriterierne.

Det anbefales, at vurderingen finder sted i to omgange: Først bedømmes tilbudsprojekterne, uden at priserne er kendt. Herefter oplyses priserne og indgår i den endelige bedømmelse. På denne måde kan bygherren undgå, at kvalitetsbedømmelsen farves af kendskab til priserne. Når tilbuddenes priskuverter åbnes, skal tilbudsgiverne have mulighed for at være til stede.

Bygherren bedømmer således de enkelte tilbud for hvert af underkriterierne og sammenvejer disse i henhold til vægtningen af kriterierne for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Bedømmelsen skal afsluttes med en skriftlig indstilling/notat, hvor fordele og ulemper ved de forskellige tilbud er belyst for hvert af underkriterierne.

Uanset forholdet mellem pris og kvalitet skal prisen være rimelig for bygherren og i overensstemmelse med det styrende budget, for at et tilbud kan antages.

6.6.11 Offentliggørelse om tildeling af ordren

Bygherren skal hurtigst muligt efter valg af tilbud underrette tilbudsgiverne om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af ordren. Underretning skal ske samtidigt til såvel den valgte tilbudsgiver som de forbigåede. Når kriteriet er økonomisk mest fordelagtige bud, skal bygherren endvidere efter anmodning oplyse om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele.

Ved EU-udbud skal underretningen sendes med hurtigst mulige kommunikationsmiddel, hvilket vil sige e-mail eller fax. Underretningen skal ved EU-udbud altid indeholde en summarisk begrundelse for den trufne beslutning.

Ved EU-udbud skal bygherren endvidere inden 48 kalenderdage fra kontraktindgåelse indrykke en bekendtgørelse om tildeling af ordren i supplement til EU-tidende.

6.6.12 Aftaleindgåelse og standstill-periode

Ved udbud efter Tilbudsloven kan bygherren indgå aftale umiddelbart efter, at bedømmelsen er afsluttet.

Ved EU-udbud gælder en stand-still periode, som betyder, at bygherren tidligst kan indgå aftale 10 kalenderdage efter afsendelse af underretning til de bydende om den trufne beslutning.

Denne standstill-periode sikrer forbigåede tilbudsgivere muligheden for evt. at indgive klage over den trufne beslutning, inden den fuldbyrdes.