3.4 Bygherrens økonomiske overblik
Bygherren skal vurdere og fastlægge, hvornår der skal være sikkerhed for den samlede byggeudgift, dvs. hvornår byggeudgifterne ligger fast. Specielt for de statslige bygherrer skal de i forbindelse med fastlæggelse af den samlede byggeudgift være opmærksom på cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 ang. pris og tid på bygge- og anlægsarbejder samt det tilhørende ændringscirkulære nr. 9784 af 28. november 2003.
Hvor tidligt i processen bygherren kan få sikkerhed for byggeudgifternes størrelse, afhænger af den valgte organisations- og entrepriseform.
Ved udbud på hovedprojekt opnås sikkerheden først efter, at hovedprojektet er udarbejdet, og der er indhentet pris på entreprenørarbejderne. Der kan dog ved udarbejdelse af et styrende budget skabes et realistisk billede af byggeudgifternes størrelse på et tidligere tidspunkt – specielt hvis der til det styrende budget tilknyttes et rådgiveransvar for budgetoverholdelse, for eksempel ved indgåelse af aftale mellem bygherre og de projekterende om en omprojekteringsklausul.
Ved partnering som samarbejdsform kan sikkerheden opnås i samarbejde med projekterende rådgivere og entreprenører, når der eksempelvis foreligger et projektforslag med økonomi. På dette grundlag kan indgås endelige aftaler med rådgivere og entreprenører.
Bygherren kan opnå en tidligere sikkerhed over den samlede byggeudgift ved at udbyde byggeriet i totalentreprise på grundlag af byggeprogrammet. Byggeudgiften er her kendt efter programmeringsfasen og indhentning af tilbud i totalentreprise.
Tidligst mulig sikkerhed fås ved – sammen med beslutningen om at bygge – at fastlægge byggeudgiften som et fast beløb. Programmeringen skal gennemføres under forudsætning af, at dette beløb overholdes, og overensstemmelse mellem beløbet og byggeplanerne skal opnås ved at tilpasse byggeplanerne. Der kan herefter udbydes med given pris på grundlag af et byggeprogram. Denne tidlige fastlæggelse af byggeudgiften kan til gengæld medføre en begrænsning i byggeriets omfang og kvalitet.
Som en variant af udbud med given pris kan opgaven udbydes med en targetpris, som tilbudsgiverne skal sigte mod. Denne pris suppleres med en angivelse af, hvordan bygherren vil bedømme tilbudspriser, der afviger fra targetprisen.
Endelig kan bygherren i de tidlige faser få fastlagt økonomien ved udbud og kontrahering i OPP, som er karakteriseret ved, at også finansieringen samt drift og vedligehold af byggeriet udbydes i en samlet opgave. Den offentlige part betaler løbende en privat leverandør for den samlede ydelse over en nærmere fastsat periode på op til 30 år. Den private leverandør kan herefter, afhængig af bestemmelserne i samarbejdsaftalen mellem parterne, overdrage byggeriet til den offentlige part.
En anden mulighed er at udbyde byggeopgaven i et samlet udbud, hvor anlæg og drift udbydes samlet. Bygherren indgår én kontrakt med en privat part om projektering, etablering/renovering samt drift og vedligeholdelse af byggeriet i en given årrække, typisk 15 år.
Ved alle de nævnte former for prisindhentning har den økonomiske sikkerhed sine begrænsninger. Også efter accept af tilbud er der risiko for uforudseelige udgifter som følge af ændrede myndighedskrav, aftalt prisregulering, ekstraudgifter ved standsninger i arbejdet eller ved betalingsstandsninger hos en entreprenør eller som følge af godtgørelser og erstatninger. Desuden er der til de fleste tilbudsarbejder knyttet ydelser, der betales efter regning, fx særlige funderingsarbejder, vejrligsforanstaltninger og ydelser baseret på enhedspriser.
Den seneste sikkerhed over den samlede byggeudgift fås, når hele byggeriet undtagelsesvis udføres i regning. Her kendes byggeudgiften først ved byggearbejdernes afslutning. Udførelse af arbejder i regning bør kun benyttes, når ganske særlige forhold taler herfor.
Bygherrens ønske om tidlig eller sen økonomisk sikkerhed er et spørgsmål om at afveje økonomiske risici. Tidlig fastlæggelse af byggeudgiften kan eventuelt blive betalt for dyrt i form af tilbud med risikotillæg eller – ved udbud med given pris uden tilstrækkelig fastlæggelse af kvalitet – med dårligere kvalitet. Sen fastlæggelse af byggeudgiften kan give merudgifter i forhold til forudsatte udgifter eller givne bevillinger.