6.4 Fremgang ved udbud af entreprise

Det er en forudsætning for udbud, at myndighedskrav og bevillingsmæssige spørgsmål er afklaret. Udbud bør således ikke ske under forbehold af bevilling eller under forbehold af godkendelser, der er knyttet til udbudsmaterialet.

Bygherren kan ved udbuddet anmode de bydende om at give tilbud på flere tekniske løsninger, som opstilles i udbudsgrundlaget. Denne metode betegnes sideordnet udbud.

Ved udbud på hoved- eller forprojekt har bygherren mulighed for at få belyst alternative løsninger på detailområder. Dette kan opnås ved i udbudsgrundlaget at åbne for aflevering af alternative tilbud. Bygherren skal i udbudsgrundlaget angive de mindstekrav, som tilbud skal opfylde. Alternative tilbud er tilbud, som på andre nærmere angivne punkter afviger fra udbudsgrundlaget, men opfylder mindstekravene.

Ved at angive mindstekrav kan bygherren bevare den fulde indflydelse på projektet og samtidig måske udnytte de bydendes viden om produktion og udførelse.

Alternative tilbud anvendes først og fremmest for at åbne for alternative detailløsninger og materialevalg.

I forbindelse med selve udbuddet skal bygherren følge en række regler. På de fleste punkter er EU-udbud og nationalt udbud i overensstemmelse med hinanden, men der er visse væsentlige forskelle.

Bygherren skal også sikre sig, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Dette gøres ved en tro- og loveerklæring fra tilbudsgiver i tilbudsfasen, som skal bekræftes ved aftaleindgåelse.

I det følgende er reglerne gennemgået for såvel nationalt udbud som for EU-udbud. Med hensyn til totalentrepriseudbud henvises til de sidste afsnit i denne del.

6.4.1 Nationalt udbud

De følgende beskrevne regler gælder for nationalt udbud, dvs. udbud af byggeopgaver, som ligger under tærskelværdien, og som følger reglerne i Tilbudsloven.

EU-udbudsregler og de nationale udbudsregler bygger i det væsentlige på de samme principper (gennemsigtighed, ligebehandling, fair konkurrence).

I Tilbudsloven er der imidlertid mulighed for at forhandle med de bydende. Dette er der forbud mod i forbindelse med EU-udbud, medmindre bygherren er omfattet af Forsyningsvirksomheds­direktivet.

6.4.1.1 Udbudsforløb

For en typisk byggeopgave, hvor bygherren har valgt begrænset licitation med prækvalifikation, er forløbet følgende:

• Bygherren udarbejder udbudsmaterialet, der typisk består af fællesbetingelser, særlige betingelser og det projektmateriale, der udbydes på
• Bygherren gennemfører en prækvalifikation, som begynder med, at bygherren annoncerer udbuddet ved en udbudsannonce. Annoncen skal indeholde en liste over de dokumenter/oplysninger og evt. mindstekrav, der skal bruges ved udvælgelsen af tilbudsgivere (udvælgelseskriterierne). Bygherren skal endvidere i annoncen angive tildelingskriterium (laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud), men ikke nødvendigvis underkriterier, samt hvor mange bydende der maksimalt vil blive opfordret til at afgive bud
• Til brug ved udvælgelsen skal den statslige bygherre blandt andet efterspørge og efterfølgende evaluere relevante anerkendte nøgletal for de interesserede entreprenører (for entrepriser over DKK 5,0 millioner). Nøgletallene skal medvirke til at dokumentere erfaringer fra tidligere byggerier
• Interesserede entreprenører sender en ansøgning til bygherren om at måtte deltage som tilbudsgiver indeholdende de ønskede oplysninger. Fristen for indsendelse af ansøgninger skal være mindst 15 arbejdsdage
• Bygherren gennemgår ansøgningerne og vælger ud fra udvælgelseskriterierne de entreprenører, som skal prækvalificeres til at afgive tilbud. Bygherren skal hurtigst muligt give besked til ansøgerne om, hvem der er opfordret til at afgive bud
• Bygherren sender udbudsmaterialet til de prækvalificerede tilbudsgivere. Udbudsmaterialet skal indeholde tildelingskriterium og ved økonomisk mest fordelagtige bud også underkriterier og vægtning af underkriterierne (eventuelt en ramme med passende maksimalt udsving), medmindre dette ikke er muligt. I så fald skal bygherren angive underkriterierne i prioriteret rækkefølge
• Bygherren afholder et orienterings- og spørgemøde i tilbudsfasen, hvis der er behov for det
• Tilbudsgiverne skal aflevere tilbud senest på det i udbudsmaterialet angivne tidspunkt. Der skal gives rimelig tid til at udarbejde tilbud
• Bygherren gennemgår tilbuddene og rangordner disse i forhold til tildelingskriteriet og eventuelle underkriterier samt vægtning/prioritering. Eventuelle mindre væsentlige forbehold prissættes, (forbehold, som ikke kan prissættes eller som vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, gør tilbuddet ukonditionsmæssigt, hvilket blandt andet gælder forbehold vedrørende tid)
• Bygherren kan vælge at gennemføre forhandlinger med tre tilbudsgivere eller færre, der har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud (medmindre bygherren i udbudsmaterialet har givet afkald på forhandling, eller bygherren vælger ikke at forhandle). Senest samtidig med at der indledes forhandlinger, underretter bygherren øvrige tilbudsgivere om, at de ikke indbydes til forhandlinger, samt en begrundelse herfor
• Ved tildelingskriteriet laveste pris må kun forhandles med lavestbydende tilbudsgiver
• Bygherren indgår aftale med den tilbudsgiver, som efter forhandlingerne bedst opfylder tildelingskriteriet. Bygherren underretter hurtigst muligt tilbudsgiverne om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til ordretildeling. Ved økonomisk mest fordelagtige bud skal meddelelsen indeholde oplysning om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele

Bygherren kan vælge at undlade prækvalifikationen og vælge egnede tilbudsgivere direkte. Der gælder dog nogle begrænsninger, jf. vejledning til Tilbudsloven, blandt andet at mindst én af de indbudte skal være fra områder uden for det lokale område, og at bygherren ikke må indbyde samme kreds ved hvert udbud.

De bydende skal have rimelig tid til at sætte sig grundigt ind i udbudsmaterialet og indhente priser fra underentreprenører, før de skal afgive tilbud.

Der skal sondres mellem udvælgelseskriterier (som er virksomhedsrelaterede) og tildelingskriterium/underkriterier (som vedrører det konkrete tilbud og dermed det kommende byggeri). Sammenblanding af udvælgelseskriterier og tildelingskriterium/ underkriterier må ikke finde sted.

Ved valg af tildelingskriterium og underkriterier må bygherren ikke genbruge et eller flere af udvælgelseskriterierne fra udvælgelsen af tilbudsgivere. Som tildelingskriterium kan bygherren anvende laveste pris eller anvende økonomisk mest fordelagtige bud, når bygherren lægger vægt på andre forhold end prisen. Disse andre forhold grupperes i underkriterier.

Bygherren kan ved vurdering af tilbud anvende en systematiseret vurderingsmodel. Hvis bygherren anvender en vurderingsmodel, skal den vægtning, der følger af modellen, oplyses over for tilbudsgiverne.

Ved offentlig licitation er der ingen prækvalifikation, men alle interesserede kan byde på byggeopgaven. Der skal dog også her foretages en egnethedsvurdering af tilbudsgiverne.

Bygherren kan have behov for en rådgiver til at bistå med gennemførelse af udbuddet.

6.4.1.2 Vedståelsestid

Efter Tilbudsloven vedstår den bydende sit tilbud i 40 arbejdsdage, medmindre andet er angivet i udbudsmaterialet. Fristen regnes fra licitationen og ved underhåndsbud fra tilbuddets datering. Når udbud er baseret på AB 92, gælder den heraf anførte vedståelse på 20 arbejdsdage eller den frist, der specifikt måtte være fastsat i udbudsmaterialet.

Eventuelt kan bygherren – ved tildelingskriteriet laveste pris – bestemme, at de tre lavestbydende skal vedstå deres tilbud i længere tid, mens de øvrige bydende frigøres så snart som muligt og senest efter 40 arbejdsdage.

Når bygherren vælger at gennemføre forhandlinger med tre tilbudsgivere eller færre, der har afgivet de økonomisk mest fordelagtige bud, frigøres de tilbudsgivere, der ikke indbydes til forhandlinger eller fravælges i løbet af forhandlingerne, fra deres tilbud, så snart de modtager meddelelse om, at de ikke indbydes eller fravælges.

6.4.1.3 Dialog i tilbudsfasen

Enhver dialog med tilbudsgiverne skal ske med hensyntagen til ligebehandlingsprincippet.

Bygherren skal i udbudsmaterialet anføre, hvordan de bydende i tilbudsfasen kan stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Bygherren bør anføre, at alle spørgsmål skal stilles skriftligt.

Bygherren kan dog med fordel afholde et orienterings- og spørgemøde i tilbudsfasen med de bydende for at sikre sig, at de bydende forstår udbudsmaterialet rigtigt, og give de bydende lejlighed til at stille spørgsmål, som dog bør stilles skriftligt enten op til mødet eller umiddelbart efter mødet.

Mødet kan give de bydende et bedre grundlag for deres tilbudsarbejde, og bygherren kan eventuelt tage hensyn til de bydendes synspunkter vedrørende udbudsmaterialet, herunder tilbudsperiodens længde.

Orienteringsmøder skal holdes som fællesmøder af hensyn til ligebehandling af de bydende. Møderne kan medvirke til at undgå tilbudsforbehold, eventuelt ved justering eller supplering af udbudsmaterialet.

Især ved udbud i totalentreprise er orienteringsmøder hensigtsmæssige.

De stillede spørgsmål i tilbudsperioden kan føre til rettelser i udbudsmaterialet. Disse rettelser skal bygherren meddele de bydende i form af et rettelsesblad, der udsendes til alle bydende. Rettelsesblade bør sendes i så god tid, at de bydende kan nå at tage hensyn til dem ved tilbuddenes udformning. Bygherren skal være opmærksom på, at såfremt der foretages væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, kan der blive tale om fornyet udbud.

6.4.1.4 Udbud af rammeaftaler

Bygherren har ved nationalt udbud mulighed for at indgå rammeaftaler med entreprenører. Virk­ning­en af en rammeaftale er, at bygherren i rammeaftalens løbetid kan indgå kontrakter, der er baseret på rammeaftalen, uden af udbyde på ny. Der kan kun indgås rammeaftale med en enkelt virksomhed.

Rammeaftalerne må maksimalt have en tidsmæssig udstrækning på 4 år, hvilket betyder, at der i denne 4 års-periode kan indgås kontrakter under rammeaftalen, selv om kontrakterne har en løbetid ud over rammeaftalens løbetid.

Selve udbudsproceduren kan gennemføres ved såvel offentlig licitation som ved begrænset licitation og ved underhåndsbud, forudsat at beløbsgrænserne for underhåndsbud overholdes.

Der henvises til vejledningen til Tilbudsloven, hvor reglerne for udbud af rammeaftaler nærmere er beskrevet.

6.4.2 EU-udbud

De følgende beskrevne regler gælder for udbud over tærskelværdien, som følger reglerne i Udbudsdirektivet.

6.4.2.1 Udbudsforløb

For en typisk byggeopgave, hvor bygherren har valgt begrænset udbud med prækvalifikation, er forløbet følgende:

• Bygherren udarbejder udbudsmaterialet, der typisk består af fællesbetingelser, særlige betingelser og det projektmateriale, der udbydes på
• Bygherren gennemfører en prækvalifikation, som begynder med annoncering af udbuddet ved en udbudsbekendtgørelse, som sendes (elektronisk via SIMAP) til Supplement til EU-tidende og eventuelt endvidere annonceres på anden måde. Udbudsbekendtgørelsen skal blandt andet indeholde en liste over de dokumenter/oplysninger og evt. mindstekrav, der skal bruges ved udvælgelsen af tilbudsgivere (udvælgelseskriterierne), samt oplysning om, hvilket kriterium ordren tildeles efter (tildelingskriterium), men ikke nødvendigvis underkriterier. Endvidere oplyses det antal tilbudsgivere, der forventes udvalgt (prækvalificeret) til at afgive tilbud, samt i givet fald de objektive kriterier, der benyttes ved udvælgelsen, såfremt der er flere egnede end det fastsatte antal
• Til brug ved udvælgelsen skal bygherren blandt andet efterspørge og efterfølgende evaluere relevante anerkendte nøgletal for de interesserede entreprenører. Nøgletallene skal medvirke til at dokumentere erfaringer fra tidligere byggerier
• Interesserede entreprenører sender en ansøgning til bygherren om at måtte deltage som tilbudsgiver. Fristen for indsendelse af ansøgninger skal være mindst 37 kalenderdage, dog mindst 30 kalenderdage ved brug af elektronisk udbudsbekendtgørelse
• Bygherren gennemgår ansøgningerne ud fra udvælgelseskriterierne, og såfremt der er for mange egnede, vælger bygherren ud fra de oplyste objektive kriterier de entreprenører, som skal prækvalificeres til at afgive tilbud
• Bygherren skal meddele beslutning om prækvalifikation både til de prækvalificerede og til de forbigåede på samme tid
• Bygherren sender udbudsmaterialet til de prækvalificerede tilbudsgivere. Udbudsmaterialet skal blandt andet indeholde tildelingskriterium og underkriterier samt vægtning (eventuelt en ramme med passende udsving) af underkriterierne, medmindre en vægtning ikke er mulig, og i så fald skal bygherren oplyse en prioritering af underkriterierne. Bygherren kan også vælge at vedlægge en bedømmelsesmodel med både vægtning og karakterskala
• Bygherren afholder et orienterings- og spørgemøde i tilbudsfasen, hvis der er behov for det
• Tilbudsgiverne afleverer tilbud senest på det i udbudsmaterialet angivne tidspunkt. Der skal gives rimelig tid til at udarbejde tilbud, og fristen skal være mindst 40 kalenderdage, fra udbudsmaterialet er udsendt. Såfremt bygherren lægger udbudsmaterialet ud på sin hjemmeside, kan fristen afkortes til 35 kalenderdage
• Bygherren gennemgår tilbuddene og rangordner disse i forhold til tildelingskriterium og eventuelle underkriterier samt vægtning/prioritering. Eventuelle mindre væsentlige forbehold prissættes (forbehold, som ikke kan prissættes eller som vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, gør tilbuddet ukonditionsmæssigt, hvilket blandt andet gælder forbehold vedrørende tid)
• Bygherren skal hurtigst muligt efter at have truffet beslutning om tildeling meddele alle tilbudsgivere samtidig, hvem bygherren har til hensigt at indgå aftale med. Meddelelsen skal indeholde en summarisk begrundelse for den trufne beslutning og skal sendes ved brug af hurtigst mulige kommunikationsmiddel (i praksis ved e-mail eller telefax)
• Bygherren indgår aftale med den tilbudsgiver, som bedst opfylder tildelingskriteriet. Aftalen må tidligst indgås 10 kalenderdage efter afsendelse af meddelelsen til de bydende om den trufne beslutning
• Bygherren skal senest 48 kalenderdage efter indgåelse af kontrakt sende en bekendtgørelse om den indgåede kontrakt til EU

Der skal sondres mellem udvælgelseskriterier (som er virksomhedsrelaterede) og tildelingskriterium/underkriterier (som vedrører det konkrete tilbud og dermed det kommende byggeri). Sammenblanding af udvælgelseskriterier og tildelingskriterium/ underkriterier må ikke finde sted.

Ved valg af tildelingskriterium og underkriterier må man ikke genbruge et eller flere af udvælgelseskriterierne fra udvælgelsen af tilbudsgivere. Som tildelingskriterium kan bygherren anvende laveste pris eller anvende økonomisk mest fordelagtige bud, når bygherren lægger vægt på andre forhold end prisen. Disse andre forhold grupperes i underkriterier.

Bygherren kan ved vurdering af tilbud anvende en systematiseret vurderingsmodel. Hvis bygherren anvender en vurderingsmodel, skal den vægtning, der følger af modellen, oplyses over for tilbudsgiverne.

Ved offentligt udbud er der ingen prækvalifikation, men alle interesserede kan byde på opgaven. Tilbudsfristen fra indrykning af udbudsbekendtgørelsen til aflevering af tilbud skal være mindst 52 kalenderdage, dog mindst 45 kalenderdage, når der anvendes elektronisk udbudsbekendtgørelse.

Bygherren kan have behov for en rådgiver til at bistå med gennemførelse af udbuddet.

6.4.2.2 Tidsfrister ved udbud

De bydende skal have rimelig tid til at sætte sig ind i udbudsmaterialet og indhente priser fra underentreprenører, før de skal afgive tilbud. Herom henvises til vejledning om pris og tid.

Ved EU-udbud gælder følgende tidsfrister:

• ved offentligt udbud skal der gå mindst 52 kalenderdage fra tidspunktet for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen til modtagelse af tilbud (kan ved forhåndsmeddelelse nedsættes til 36 dage). Ved brug af elektronisk udbudsbekendtgørelse er fristerne henholdsvis 45 dage og 29 dage. Såfremt bygherren lægger udbudsmaterialet ud på sin hjemmeside, kan fristerne afkortes med yderligere 5 kalenderdage
• ved begrænset udbud skal der gå mindst 37 kalenderdage fra tidspunktet for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen til sidste frist for modtagelse af ansøgninger, dog mindst 30 kalenderdage ved brug af elektronisk udbudsbekendtgørelse og mindst 40 kalenderdage fra udsendelse af udbudsmateriale til modtagelse af tilbud (de 40 dage kan nedsættes til 36 dage ved forhåndsmeddelelse). Såfremt bygherren lægger udbudsmaterialet ud på sin hjemmeside, kan fristen for modtagelse af tilbud afkortes til 35 kalenderdage henholdsvis 31 kalenderdage

6.4.2.3 Vedståelsestid

De bydende skal vedstå deres tilbud i 40 arbejdsdage som anført i Tilbudsloven, der på dette punkt også gælder for EU-udbud. Fristen, der regnes fra licitationen, er gældende, medmindre andet er angivet i udbudsmaterialet.

Offentlige bygherrer kan eventuelt have behov for en længere vedståelsesfrist, og hvis dette ønskes, anføres det i udbudsmaterialet.

Eventuelt kan bygherren – ved tildelingskriteriet laveste pris – bestemme, at de tre lavestbydende skal vedstå deres tilbud i længere tid, mens de øvrige bydende frigøres så snart som muligt og senest efter 40 arbejdsdage.

6.4.2.4 Dialog i tilbudsfasen

Det kan anbefales at holde fælles orienteringsmøder eller spørgemøder med de bydende i tilbudsfasen.

Bygherren skal i udbudsmaterialet anføre, hvordan de bydende i tilbudsfasen kan stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Bygherren bør anføre, at alle spørgsmål skal stilles skriftligt.

Bygherren kan med fordel holde et orienterings- og spørgemøde i tilbudsfasen med de bydende for at sikre sig, at de bydende forstår udbudsmaterialet rigtigt, og give de bydende lejlighed til at stille spørgsmål, som dog bør stilles skriftligt enten op til mødet eller umiddelbart efter mødet.

Mødet kan give de bydende et bedre grundlag for deres tilbudsarbejde, og bygherren kan eventuelt tage hensyn til de bydendes synspunkter vedrørende udbudsmaterialet, herunder tilbudsperiodens længde.

Orienteringsmøder skal holdes som fællesmøder af hensyn til ligebehandling af de bydende. Møderne kan medvirke til at undgå tilbudsforbehold, eventuelt ved justering eller supplering af udbudsmaterialet.

Især ved udbud i totalentreprise er orienteringsmøder hensigtsmæssige.

De stillede spørgsmål i tilbudsperioden kan føre til rettelser i udbudsmaterialet. Disse rettelser skal bygherren meddele de bydende i form af et rettelsesblad, der udsendes til alle bydende. Rettelsesblade bør sendes i så god tid, at de bydende kan nå at tage hensyn til dem ved tilbuddenes udformning. Bygherren skal være opmærksom på, at såfremt der foretages væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, kan der blive tale om fornyet udbud.

For EU-udbud gælder, at eventuelle rettelsesblade og supplerende oplysninger til de bydende skal sendes til de bydende senest 6 kalenderdage før tilbudsfristen.

6.4.2.5 Udbud af rammeaftaler

Bygherren har ved EU-udbud mulighed for at indgå rammeaftaler med rådgivere. Virkningen af en rammeaftale er, at bygherren i rammeaftalens løbetid kan indgå kontrakter, der er baseret på rammeaftalen, uden af udbyde på ny.

Ved EU-udbud kan der indgås såvel rammeaftale med en enkelt virksomhed som parallelle rammeaftaler med flere virksomheder. Rammeaftalerne må maksimalt have en varighed på 4 år, hvilket betyder, at der i denne 4 års-periode kan indgås kontrakter under rammeaftalen, selv om kontrakterne har en løbetid ud over rammeaftalens løbetid.

Selve udbudsproceduren ved EU-udbud kan gennemføres ved såvel offentligt udbud som ved begrænset udbud.

Ved parallelle rammeaftaler kan udbud gennemføres således, at ikke alle vilkår for kontrakterne er fastlagt, således at bygherren – når han ønsker at indgå kontrakt om en konkret opgave – genåbner konkurrencen mellem de virksomheder, der har rammeaftaler, ved et miniudbud, hvor der konkurreres på de ikke-fastlagte vilkår. Der kan således også gennemføres udbud af parallelle rammeaftaler, hvor der først konkurreres på prisen ved miniudbudet.

Der henvises til vejledningen til Udbudsdirektiverne, hvor reglerne for udbud af rammeaftaler nærmere er beskrevet.