2.7 Hvilke brugere bør inddrages?
Bygherren bør inddrage alle relevante brugere i planlægningen af byggeriet. Der kan være tale om forskellige grupper:
Personalet, som skal have orientering om projektet og mulighed for indflydelse gennem de etablerede samarbejdsorganer – normalt samarbejdsudvalg og sikkerhedsorganisation. Specielt for statslige myndigheder henvises der til cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. I øvrigt henvises til arbejdsmiljølovgivningen.
Som eksempel kan nævnes, at sikkerhedsorganisationen – ved udvidelse, ombygning og nybygning – skal inddrages og høres i planlægningen og ved valg af løsningsforslag om de forhold, som berører de ansattes arbejdsmiljø.
Etableres der et brugerudvalg, vil det ofte være hensigtsmæssigt, at samarbejdsorganisation og sikkerhedsorganisation udpeger repræsentanter hertil.
Det er vigtigt, at personalet i god tid inddrages i spørgsmål vedrørende eventuelle planer om nybyggeri, flytning til nye lokaler eller ændringer i eksisterende lokaler. Personalets medvirken er særlig betydningsfuld, hvis der i forbindelse med byggeriet planlægges ændringer i organisationen og arbejdsgange eller en udflytning.
Beboere kan med fordel inddrages i planlægningen af et nyt boligbyggeri. Specielt ved renoverings- eller ombygningsprojekter i forbindelse med et eksisterende boligbyggeri er det et krav, at beboerne inddrages i planlægningen.
Særlige sagkyndige kan inddrages ved planlægningen af et byggeri enten udvalgt fra det nuværende eller kommende personale eller eksternt.
Særlige sagkyndige kan have gode forudsætninger for at formulere sig om de krav og ønsker, der skal stilles til lokalerne. Dette gælder eksempelvis læger, sygeplejersker, køkken- og rengøringspersonale ved hospitalsbyggeri, kontor-, vagt- og teknikpersonale ved politi- og retsbygninger, idrætskonsulenter, sportsudøvere og kantinepersonale ved sportsanlæg.
Generelt anbefales at inddrage personer fra forskellige handicaporganisationer, så det sikres, at byggeriets udformning og indretning er tilgængelig. Statens Byggeforskningsinstitut kan anvendes i forhold til vejledning om tilgængelighed for personer med handicap.
De særlige sagkyndige brugere – eller repræsentanter for disse – kan eventuelt indgå i brugerudvalg eller i arbejdsgrupper. Grupperne kan hver på deres felt gennemføre væsentlige dele af behovsundersøgelsen og udarbejde prognoser for udviklingen i behovene på det pågældende område.
Andre brugere, der kun over et kortere tidsrum anvender bygningen, skal om muligt nyttiggøres i planlægningen. Eksempler er patienter på et hospital, besøgende i et administrationsbyggeri og elever på en skole.
Er sådanne grupper lokalt organiserede eller på anden måde lette at komme i kontakt med, kan de repræsenteres i relevante udvalg. I andre tilfælde kan bygherren tage kontakt til landsdækkende organisationer for de pågældende grupper.