3.1 De offentlige myndigheders økonomiske afrapportering

3.1.1 Statslige myndigheder

De statslige myndigheder skal i forbindelse med den økonomiske afrapportering anvende en Byggesagsrapport. Byggesagsrapporten skal anvendes, når der i de forskellige faser af en statslig byggesag skal udarbejdes budget og regnskabsoplysninger til brug for sagens gennemførelse samt til indberetning til Slots- og Ejendomsstyrelsen, for så vidt angår statslige myndigheder uden særlig byggeadministration. For en nærmere beskrivelse af regler for indsendelse af byggesagsrapporten samt kravene til dens indhold henvises der til cirkulære nr. 9833 om gennemførelse af statslige byggearbejder af 15. december 2003 med tilhørende vejledning om byggesagsrapporten.

De statslige myndigheder skal være opmærksomme på, at det statslige bevillingssystem er baseret på omkostningsbaserede principper. Bevillingsreglerne er beskrevet i Budgetvejledning 2007, mens regnskabsreglerne fremgår af Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning. Det betyder eksempelvis, at bygherren skal tage stilling til, om omkostningerne til byggeriet kan afholdes inden for de aftalte bevillinger.

3.1.2 Almene boligorganisationer

I forbindelse med alment boligbyggeri skal bygherren benytte ansøgningsskema ABC til ansøgning om ydelsesstøtte, engangstilskud, servicearealtilskud og tilskud til grundkapitalen til boliger for fysisk handicappede efter Almenboligloven.

Byggeriets programoplæg skal danne grundlag for udfyldelsen af skema A, som benyttes ved ansøgning om tilsagn om støtte. Licitationsresultatet danner så grundlag for udfyldelsen af skema B, som benyttes ved godkendelse af anskaffelsessummen inden byggeriets påbegyndelse. Afslutningsvis danner byggeregnskabet grundlag for udfyldelsen af skema C, som benyttes ved godkendelse af byggeriets endelige anskaffelsessum.