2.5 Organisering af bygherreopgaven
Statslige bygherrer, der ikke har en særlig byggeadministration, skal i byggesagens indledende faser indhente bistand fra Slots- og Ejendomsstyrelsen. Ved byggeopgaver af omfattende og kompliceret karakter forudsætter statsbyggeloven, at bygherren kan søge særlig bistand til medvirken af løsning af bygherreopgaven.
I tilfælde af at en regional eller kommunal bygherre ikke har en byggeadministration, skal denne rette henvendelse til henholdsvis regionens eller kommunens centrale byggeadministration.
For bygherrer uden særlige erfaringer fra tidligere byggerier er det en vanskelig og krævende opgave at gennemføre byggesager.
Bygherrens organisering af bygherreopgaven skal være så entydig som mulig. Råder bygherren ikke over egen byggeadministration, kan det anbefales – både ved mindre og større byggerier – at bygherren udpeger en enkelt person eller eventuelt en mindre styregruppe til at varetage bygherreopgaven for den enkelte byggesag. Det frarådes at nedsætte et større udvalg til at varetage bygherreopgaven, da dette vil hæmme beslutningsdygtigheden.
Det er vigtigt, at personen eller styregruppen kan tegne bygherren i forhold til de øvrige parter i byggesagen. Beføjelser til at kunne handle i alle normalt forekommende situationer skal derfor uddelegeres. Overdrages bygherreopgaven til en mindre styregruppe, skal det præciseres, hvem af gruppens medlemmer, helst én person, der kan tegne bygherren over for de øvrige parter i byggesagen. Disse forhold bør anføres i skriftlige aftaler mellem parterne.
Den person eller styregruppe, der varetager bygherreopgaven, skal af hensyn til byggesagens kontinuerlige forløb så vidt muligt deltage i hele byggesagsforløbet. Sker der ændringer, bør det kun ske, når programoplægget foreligger, eller når programmeringen er afsluttet.
Der bør fastsættes interne bestemmelser om, i hvilket omfang den ansvarlige for bygherreopgaven skal indhente godkendelser eller forelægge spørgsmål andetsteds i bygherrens organisation eller hos bruger- eller beboerudvalg.
Den ansvarlige for bygherreopgaven bør suppleres med administrativ bistand til behandling af byggesagen. Dette gælder i særlig grad, hvis bygherren selv skal tage sig af administrative og styringsmæssige detailopgaver, men derimod i mindre grad, hvis disse opgaver er tillagt andre.
Ved større byggerier vil der ofte være behov for at oprette et egentligt administrativt sekretariat, herunder bogholderi.
Personale, der medvirker til at løse bygherreopgaven, skal have klare funktionsbeskrivelser og beføjelser, og der skal fastlægges rutiner for kommunikation.