2.8 Planlægning af brugernes medvirken

Brugernes medvirken og orientering til brugerne bør indgå i bygherrens indledende planlægning af en byggesag. Ved planlægningen skal det afklares, hvilke brugergrupper der skal inddrages, og formålet med deres deltagelse. Hvis der allerede findes etablerede og anerkendte organisationer, foreninger eller lignende, der repræsenterer en brugergruppe, bør disse også inddrages.

Brugerdeltagelsen bør planlægges og organiseres i samråd med brugerne. Der må herunder tages stilling til omfanget af brugernes medvirken og til den tidsmæssige afgrænsning. Endelig skal der fastlægges retningslinjer for kommunikationen med bygherren og de projekterende rådgivere.

2.8.1 Brugernes organisering

Brugerne kan være repræsenteret ved enkelte personer eller grupper – og brugerne skal kende de rammer, de arbejder inden for.

I praksis vil det ofte være nødvendigt, at brugernes deltagelse i projektet sker ved enkelte personer eller grupper, der kan repræsentere brugerne.

Når der vælges brugerrepræsentanter, bør såvel bygherre som brugere tillægge funktion, interesse og engagement større vægt end formel organisatorisk status som fx medlem af samarbejdsudvalget. Brugerrepræsentanterne, der deltager som særlige sagkyndige, skal have en bred, faglig viden på området og være i stand til at formulere sig.

Den enkelte brugerrepræsentant skal have mulighed for på forhånd med sin gruppe at afklare brugergruppens synspunkter, således at repræsentantens stillingtagen forpligter gruppen i det videre arbejde. Der bør så vidt muligt ikke skiftes brugerrepræsentanter i projektforløbet.

Hvor brugernes medvirken berører de projekterende rådgiveres ydelser, kan rådgiverne eventuelt indhente og behandle brugernes synspunkter. Rådgiverne skal her vejlede brugerne og orientere om terminologi og procedure. Brugerne vil som regel have behov for at få klarlagt deres tanker gennem en dialog med rådgiverne.

Brugerne kan få tillagt en mere selvstændig funktion, hvor de direkte over for bygherren redegør for deres forslag og synspunkter. Der vil også her være behov for et tæt samarbejde med rådgiverne, men brugerne kan tillige på grundlag af eksempelvis professionelt kendskab selvstændigt udarbejde forslag og vurderinger til bygherren.

Bygherren kan eventuelt tilbyde brugerne teknisk bistand til at udarbejde oplæg og forslag eller til at vurdere spørgsmål om byggeriets udformning. Der kan eksempelvis tilbydes ergonomisk bistand i forbindelse med indretning af arbejdspladser.

2.8.2 Brugernes kompetence

Brugerne bør arbejde ud fra et nøje beskrevet kommissorium, hvor der blandt andet er redegjort for, i hvilket omfang den ansvarlige for bygherreopgaven skal indhente godkendelser eller forelægge spørgsmål til brugerne, således at de kender de rammer, de arbejder inden for. Det skal være klart, hvad der kan påvirkes, og hvad der ligger fast.

Det er væsentligt, at en sådan godkendelsesprocedure ikke forsinker beslutningerne, og det er derfor vigtigt, at brugerne bliver klar over de tidsterminer, der er fastlagt for byggesagens gennemførelse, hvorfor der bør sættes tidsfrister for ændringsforslag fra brugerne. Ydermere er det vigtigt, at eventuelle udvalg ikke kan gribe ind i afgørelser, der er truffet i en tidligere fase af byggesagen.

Brugerne skal respektere de minimumskrav, der generelt stilles til byggeri i gældende love, byggeforskrifterne, reglerne om arbejdsmiljø mv. Disse forskrifter vil dog i vidt omfang dække naturlige brugerkrav.

Andre generelle krav skal overholdes og kan ikke ændres uanset brugerønsker. Det gælder fx byggeforskrifter vedrørende sikkerhed og sundhed, energibesparelser, generel anvendelighed og tilgængelighed, fleksibilitet samt anvendelse af typiserede dele.

Brugernes indflydelse vil være begrænset af de rammer, der ligger i bygherrens beslutning om byggeriets formål, størrelse og økonomi. Endvidere må brugernes medvirken ikke føre til, at bygherrens ansvar for byggesagen forflygtiges, at bygningen bliver mindre funktionsdygtig, eller at det langsigtede mål for byggeriet tabes.

Normalt er brugernes medvirken rådgivende over for bygherren, der har beslutningskompetencen. Det vil således være brugernes opgave at kommentere og bedømme forslag, medvirke til at belyse og beskrive lokale- eller boligbehov samt formulere krav og ønsker til bygherrens beslutning.

Brugerdeltagelse, der vedrører brugernes velfærd, interesser og komfort, omhandler primært de dele af lokalernes eller boligernes udformning og indretning, der har betydning for brugernes arbejdsmæssige eller sociale situation. Brugerne kan fx få indflydelse på selve arbejds- eller funktionsstederne, hvor brugersynspunkter blandt andet vedrører en række arbejds- eller miljømæssige forhold såsom støjdæmpning, indeklima, belysning, akustik og sikkerhed.

Øvrige brugersynspunkter kan blandt andet vedrøre adgang til offentlig transport, parkeringsforhold, friarealer og opholdsarealer. Udformningen af kantiner kan ligeledes være væsentlig for brugerne.

Brugerne kan gives mulighed for at disponere inden for et fast beløb til visse nærmere afgrænsede beslutninger, eksempelvis vedrørende kantineindretning, hvilerum, fællesarealer og udsmykning.

Brugerne bør primært ud fra deres specifikke baggrund kommentere og bedømme forslag og medvirke til at belyse og beskrive lokale- eller boligbehovet samt til at formulere krav og ønsker til bygherrens beslutning. Derudover kan der optræde en række mere almene brugersynspunkter vedrørende planudformning, indretning og inventar.

Såfremt bygherren ændrer i de dele af projektmaterialet, som brugerne har været med til at udforme, bør brugerne få lejlighed til at udtale sig.

2.8.3 Hvornår inddrages brugerne?

Brugerne bør inddrages så tidligt som muligt i planlægningen af byggeriet – allerede i programoplægsarbejdet. Derved kan en række praktiske problemer af organisatorisk og informativ karakter løses, inden programmeringen begynder. Samtidig kan brugernes erfaringer, behov og ønsker på et tidligt tidspunkt indgå i udarbejdelsen af behovs- og funktionsanalyser.

Brugernes medvirken vil i hovedsagen være begrænset til projektets første faser – dvs. i forbindelse med udarbejdelse af programoplæg, byggeprogram og dispositionsforslag. Efter færdiggørelse af dispositionsforslag bliver brugernes medvirken normalt først aktuel igen i forbindelse med indkøb af inventar, udstyr og indretning af lokaler eller boliger. Desuden bør brugerne medvirke ved en samlet gennemgang og evaluering af byggeriet efter aflevering og ibrugtagning.

I tilfælde af at en sikkerhedsorganisationen er involveret, skal den medvirke i hele byggeforløbet.

Bygherrer med kontinuerlig byggevirksomhed bør løbende indsamle brugernes erfaringer. I visse tilfælde kan særlige problemer tages op til en generel behandling, hvor brugernes erfaringer udnyttes. Resultatet kan danne grundlag for planlægningen af fremtidige byggerier.

2.8.4 Kommunikation med brugerne

Der vil normalt være behov for både overordnet, bred kommunikation og en meningsudveksling mellem brugerne, bygherren og rådgiverne.

En række metoder til kommunikation mellem brugere, bygherre og rådgivere kan anvendes såsom almen orientering, spørgeskemaer, interviews, orienterings- og spørgemøder, konferencer, særlige kurser, personaleblade, forsøgsopstillinger, studiebesøg, opbygning af modeller og besøg på lignende byggerier. Det er vigtigt, at sprogbrugen forstås af alle parter.

Digitale projekteringsværktøjer kan på et tidligt tidspunkt i projekteringsforløbet bruges til at lave virkelighedstro 3 D-simuleringer af det nye byggeri. Simuleringer kan være et udmærket redskab i dialogen med brugere. Det vil som regel være lettere at forstå end traditionelt tegnings- og illustrationsmateriale. Endvidere er det let at beskrive forskellige løsningsmuligheder – fx forskellige planløsninger, ændrede materialer og flytning af vinduer.

Web-baseret information på en hjemmeside eller på intranettet kan bruges til generel orientering om byggeriet eller til indhentning af synspunkter om byggeriet blandt medarbejderne. Den web-baserede information kan erstatte traditionelle interviews og spørgemøder. Den kan ligeledes være et godt værktøj til at give orientering til alle om byggesagens fremdrift, fx ved anvendelse af web-kamera på byggepladsen. Billeder og tegninger fortæller ofte mere end mange ord.

Bruges web-baseret information, bør informationsmængden begrænses, så der ikke bruges uforholdsmæssigt meget tid på at sætte sig ind i det udsendte materiale og eventuelt kommentere det.