3.6 Planlægningsbudget
Planlægningsbudgettet er grundlaget for bygherrens økonomiske styring i de tidlige faser. Gennem planlægningsbudgettet kan bygherren på et tidligt tidspunkt få en reel opfattelse af byggeriets samlede udgifter og relatere udgifterne til de økonomiske muligheder i sagen. Planlægningsbudgettet indgår i den samlede afvejning af behov, økonomi og lokaliseringsmuligheder. Hvis der træffes beslutning om at bygge, indgår planlægningsbudgettet som en del af programoplægget.
Den statslige bygherre skal ved udbud på byggeprogram sikre endelig godkendelse af planlægningsbudgettet, når byggeprogrammet foreligger, mens bygherren ved udbud på et mere detaljeret projekt søger endelig godkendelse, når projektforslag eller hovedprojekt foreligger, jf. de nærmere regler i budgetvejledningen. I nogle tilfælde søges særskilt godkendelse af budget til projektering og senere til udførelsen af byggeopgaven.
Et planlægningsbudget kan fastlægges for flere alternativer, således at bygherren kan få overblik over og sammenligne forskellige mulige løsninger.
Ved bygherrens overvejelser om planlægningsbudgettet skal der fokuseres på sammenhængen mellem byggeriets pris og kvalitet. Jo strammere økonomien er, desto større er risikoen for en for lav kvalitet og for utilstrækkelig projektering. Et lavt budget kan også medføre større behov for kontrol under opførelsen og kan betyde, at driften, herunder vedligehold, bliver mere bekostelig.
Har bygherren et bestemt beløb til rådighed til dækning af lokalebehovet, er planlægningsbudgettet en given størrelse, og de videre overvejelser bør gå ud på at undersøge, hvordan det pågældende beløb kan anvendes bedst muligt, og hvilken grad af behovsopfyldelse der kan opnås.
Det første planlægningsbudget skal lægges ud fra det erfaringsmateriale, som bygherren eller de projekterende rådgivere råder over.
Grundlaget kan være lignende byggeri eller erfaringspriser justeret for ændringer i projektets karakter. Budgettet vil være behæftet med betydelig usikkerhed, så længe lokalebehovet og andre væsentlige forhold ikke er endelig defineret.
Ved udarbejdelse af programoplægget vil planlægningsbudgettet typisk indeholde et samlet beløb beregnet på grundlag af kvadratmeterpriser eller funktionspriser såsom pris pr. arbejdsplads eller elev. Disse erfaringstal justeres til den enkelte byggesags specielle karakter, eksempelvis miljøkrav, indeklima og bygningsform.
I en række tilfælde vil der være behov for en yderligere opdeling af dette budget. Der kan eksempelvis opdeles i grund- og terrænudgifter, bygningsudgifter, inventar, administration og omkostninger. De statslige bygherrer skal endvidere medtage beløb til kunstnerisk udsmykning, jf. statsbyggeloven.
Planlægningsbudgettet vil gradvis blive mere detaljeret i takt med byggeriets detaljering.
Ved mere komplicerede eller større byggerier kan der være brug for større detaljering end ved andre byggeopgaver.
Generelt set er der mindre behov for detaljering, hvis projektet i hovedsagen omfatter gennemprøvede løsninger, hvor der er et godt økonomisk erfaringsmateriale. Hvis der derimod er tale om nye løsninger, skal der ofte detaljeres mere.
De statslige bygherrer skal indarbejde planlægningsbudgettet i Byggesagsrapporten, jf. vejledning om byggesagsrapporten.