6.5 Særligt om udbud i totalentreprise

Når der udbydes på et mindre detaljeret grundlag end hoved- eller forprojekt, vil entrepriseformen oftest være totalentreprise. Totalentreprenøren er her ansvarlig for projekteringen og dermed projektet.

EU's udbudsregler og Tilbudsloven gælder også for totalentreprise.

Herudover kan henvises til pjecen ”Retningslinier for udbud mv. ved anvendelse af totalentrepriseformen ved bygge- og anlægsarbejder” udsendt af en række af byggeriets organisationer.

Ved totalentrepriseudbud, hvor de bydende skal udarbejde projektmateriale som en del af tilbuddet og forventer at få et tilbudsvederlag, bør man benytte begrænset udbud/begrænset licitation.

Bygherren skal indhente godkendelser vedrørende forhold i forbindelse med udbudsgrundlaget, mens det er den valgte totalentreprenør, der skal sørge for nødvendige godkendelser fra offentlige myndigheder af forhold, der vedrører hans tilbudsprojekt.

Beslutter en bygherre, der ikke har en særlig byggeadministration, at udbyde byggeopgaven i totalentreprise, skal der på forhånd træffes aftale mellem bygherren og Slots- og Ejendomsstyrelsen om, hvilket materiale der skal tilvejebringes, før arbejdet udbydes, ligesom de modtagne tilbud skal forelægges til udtalelse, før der træffes aftale om arbejdets overdragelse.

6.5.1 Prækvalifikation

Tilbud i totalentreprise indhentes i begrænset udbud/begrænset licitation. Der bør normalt ikke deltage mere end 5 tilbudsgivere, da tilbudsarbejdet er omfattende. Ved EU-udbud skal der deltage mindst 5 tilbudsgivere.

Bygherren gennemfører ved udbud i totalentreprise en prækvalifikation, dvs. annoncering efter interesserede tilbudsgivere og en udvælgelse af tilbudsgivere. Ved nationalt udbud kan bygherren under visse forudsætninger vælge at udpege de bydende uden prækvalifikation. Der bør normalt ikke være mere end fem bydende af hensyn til det store tilbudsarbejde, der skal udføres ved en totalentreprisekonkurrence.

I udbudsannoncen bør der særligt medtages oplysning om:

• byggegrundens beliggenhed
• byggeriets art og størrelse
• forventede datoer for byggeriets påbegyndelse og færdiggørelse
• bygherrens ønsker til totalentreprisegruppernes faglige sammensætning (entreprenør, arkitekt, ingeniør, landskabsarkitekt)
• tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet, herunder relevante nøgletaltilbudsvederlagets størrelse
• tildelingskriterium og underkriterier samt vægtning af underkriterier – medmindre en vægtning ikke er mulig, og i så fald skal bygherren oplyse en prioritering af underkriterierne

6.5.2 Anonymitet

Som udgangspunkt bør totalentreprisetilbuddene være anonyme som i arkitektkonkurrencer med indgivelse af tilbud under mærke og en separat lukket kuvert med oplysning om tilbudsgivers navn.

Bygherren kan dog overveje at undlade anonymitet. Når tilbudsgiverne er kendte under bedømmelsen, kan bygherren lettere få eventuelle uklarheder i tilbuddene belyst.

6.5.3 Tildelingskriterium og underkriterier

I forbindelse med udbud i totalentreprise vil tildelingskriteriet oftest være det økonomisk mest fordelagtige bud. Ud over prisen kan underkriterierne være:

• æstetik
• funktion
• miljø- og arbejdsmiljøforhold
• byggetid
• fleksibilitet
• drift og vedligehold

Underkriterierne skal tildeles vægte, og bygherren bør anvende en vurderingsmodel til brug for tilbudsbedømmelsen.

De kriterier, som opgaven tildeles efter, kaldes tildelingskriterier. Ved totalentreprise konkurreres på såvel pris som kvalitet, så derfor anvendes tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud, som indeholder en række underkriterier.

De ønsker, som fremgår af byggeprogrammet, skal opstilles systematisk i udbudsmaterialet. Ønskerne grupperes i en række underkriterier, og gennem en indbyrdes vægtning af disse kan bygherren sikre sig, at de vigtigste ønsker kommer til at dominere ved tilbudsgiverens udarbejdelse af tilbud og ved bedømmelsen. Herved afstikker bygherren grænserne for konkurrencen.

Underkriterierne kan, efter byggeopgavens og dermed udbudsmaterialets art, være af forskellig detaljeringsgrad og kan udformes på forskellige måder. Der kan være tale om en oplistning af underkriterier og en vægtning af disse eller en egentlig vurderingsmodel.

Hvis bygherren benytter en vurderingsmodel, skal den vægtning, der følger modellen, oplyses til de bydende. Dette er ikke et krav i Udbudsdirektivet, men følger af praksis fra Klagenævnsafgørelser.  Vægtningen kan vejlede de bydende om, hvordan de skal konkurrere på opfyldelsen af bygherrens ønsker, og giver bygherren grundlag for valget af det bedste tilbudsprojekt.

Endelig kan modellen give bygherren et mere detaljeret indtryk af projektet. Derved får bygherren mulighed for at foretage ændringer i udbudsmaterialet inden udbud. Opstillingen af en vurderingsmodel er således et hjælpemiddel i programmeringen.

I vurderingsmodellen er de ønskede kvaliteter grupperet i et antal underkriterier, der eventuelt kan være underopdelt. Hvert underkriterium tildeles en vægt.

Ved gennemgangen af tilbuddene vurderes opfyldelsen af hvert enkelt ønske/kvalitet inden for et underkriterium, og underkriteriet tildeles et antal points beregnet ud fra en fastsat pointskala. Ved at gange den tildelte vægt og det tildelte antal points fås et udtryk for, i hvilken grad det pågældende tilbud opfylder underkriteriet, og dets bidrag til totalværdien.

Ved at lægge disse tal for alle underkriterier sammen, herunder vurderingen af prisen, fås totalværdien, som er et samlet udtryk for tilbuddets værdi.

Underkriterierne kan blandt andet omhandle bygningens funktion, æstetik og miljø- og arbejdsmiljømæssige forhold, pris, byggetid, udvidelsesmuligheder, fleksibilitet samt drift og vedligeholdelse.

Bedømmelsen af en række underkriterier vil – også når der er opstillet en vurderingsmodel – være forbundet med et vist skøn. Dette gælder de såkaldte ”bløde egenskaber” såsom miljø- og arbejdsmiljøforhold og æstetik. Men også afvejningen af den indbyrdes værdi af forskellige ”hårde egenskaber” er i vidt omfang skønsmæssig.

Ved udbud med given pris er prisen en fast faktor og indgår ikke blandt underkriterierne.

Som en variant af udbud med given pris kan opgaven udbydes med en targetpris, som tilbudsgiverne skal sigte mod. Bedømmelsesmodellen udformes således, at tilbud, der er dyrere end targetprisen, får lavere bedømmelse end tilbud med targetprisen, mens tilbud, der er billigere, får højere bedømmelse.

6.5.4 Bedømmelsesudvalg

Ved større og mere komplicerede byggeopgaver bør vurderingen af totalentreprisetilbuddene foretages af et udvalg nedsat af bygherren og bestående af blandt andre bygherren og repræsentanter for dennes rådgivere og brugerne samt uvildige fagdommere. Sammensætningen af udvalget bør angives i udbudsmaterialet.

Byggeriets parter har nedsat et totalentrepriseudvalg, som kan bistå med at udpege uvildige medlemmer til et bedømmelsesudvalg.

6.5.5 Krav til tilbuddets detaljering

Bygherren kan ved udbud i totalentreprise stille krav til tilbudsprojekternes detaljering, og disse krav anføres i udbudsmaterialet. Overholdelse af disse krav er et vilkår for, at tilbuddet kan betragtes som konditionsmæssigt.

Bygherren bør ikke forlange, at tilbud skal foreligge i form af et omfattende projektmateriale.

Bygherren skal dog have så meget materiale, at han kan bedømme, om og på hvilken måde byggeprogrammet opfyldes, og hvorledes det færdige byggeri vil fremtræde. Tilbudsmaterialet skal således kunne danne tilstrækkeligt grundlag for, at bygherren kan bedømme tilbuddet på grundlag af det valgte tildelingskriterium og underkriterier. Normalt vil et projektmateriale, der opfylder kravene til et projektforslag, være tilstrækkeligt.

Som ved andre entrepriseformer skal bygherren udarbejde en vintertilbudsliste, så de bydende totalentreprenører kan prissætte nødvendige vejrligsforanstaltninger i vinterperioden, jf. vejledning om vinterbyggeri. Som en forsøgsordning frem til 31. marts 2010 kan bygherren indhente tilbud på entrepriser inklusive vejrligsforanstaltninger i vinterperioden (dvs. det er entreprenøren, der tager risikoen) for totalentrepriser over DKK 20 mio.

Udbudsmaterialet skal som minimum stille krav om, at tilbuddet indeholder følgende:

• situationsplan, planer, snit, facader
• beskrivelse af konstruktioner, materialer, kvaliteter og typer
• specifikation af tekniske installationer
• tidsplan
• dokumentation for det planlagte logistikarbejde
• pris (hvis der ikke udbydes med given pris)
• oplysninger om totalentreprenørens projekt- og udførelsesorganisation (i det omfang disse ikke er anvendt ved udvælgelsen)

6.5.6 Tilbudsvederlag

Når udbudsmaterialet forudsætter et omfattende projekteringsarbejde fra de bydende totalentreprenører som en forudsætning for at kunne afgive tilbud, bør bygherren udbetale et vederlag. Vederlag kan i øvrigt være en nødvendig forudsætning for tilstrækkeligt kvalificerede tilbud. Vederlaget skal tjene til delvis dækning af udgifterne ved udarbejdelse af tilbud.

Vederlaget skal være ens for alle tilbudsgivere. Bygherren kan fastlægge, at den totalentreprenør, som får arbejdet overdraget, ikke modtager vederlag.

Vederlaget for hver tilbudsgiver kan eksempelvis fastsættes til et beløb svarende til mellem tre og seks promille af de skønnede byggeudgifter afhængig af byggeopgavens størrelse, kompleksitet og krav til detaljeringsgraden i tilbudsmaterialet.

Vederlag må kun udbetales, når tilbuddet opfylder de stillede krav i udbudsmaterialet (konditionsmæssige bud). Udbetaling bør ske, så snart konkurrencens resultat foreligger.

6.5.7 Bygherrens opfølgning på aftalen

Når totalentrepriseaftalen er indgået, er det totalentreprenørens opgave at sørge for den fornødne færdigprojektering og udførelse af byggeriet. Tids- og arbejdsplanlægning og ledelse af byggearbejdet er således bygherren uvedkommende.

Bygherren har dog interesse i selv at føre bygherretilsyn med materialer og udførelsen.

Bygherren kan også have interesse i at føre kontrol med den tidsmæssige afvikling. Kontrollen udøves på en sådan måde, at der kan gribes ind i tide, såfremt der er grund til at antage, at totalentreprenøren ikke opfylder sine forpligtelser. Her kan bygherren anvende delterminer og dagbøder.

Udbudsmaterialet kan indeholde bestemmelser om, hvornår bygherren eller bygherretilsynet skal have forelagt relevant projektmateriale og andet materiale, der er nødvendigt for kontrollen. Omfang af materialet skal være specificeret, fx målerapporter om lyd, lys, varme og ventilation.

Bygherren skal sikre sig, at han eller hans bygherretilsyn har adgang til byggepladsen.