6.2 Udbud og valg af rådgiver

Statslige bygherrer uden særlig byggeadministration skal – ved byggeopgaver over DKK 3,5 millioner ekskl. moms og evt. grundkøbsomkostninger – indhente bistand hos Slots- og Ejendomsstyrelsen i forbindelse med udbud og valg af rådgiver. Bygherren er ved den konkrete byggeopgave ansvarlig for udbud af rådgivning og valg af tekniske rådgivere. Ved byggeopgaver under denne grænse er henvendelse til Slots- og Ejendomsstyrelsen frivillig.

6.2.1 Generelt om valg af rådgiver

I processen med at finde frem til egnede rådgivere skal der lægges vægt på rådgivernes almindelige kvalifikationer, på deres erfaring med tilsvarende opgaver og på deres økonomiske formåen. Hvis der er tale om særlige ydelser, skal der også tages hensyn hertil.

Det skal sandsynliggøres, at rådgiverne – ved siden af arkitektonisk og byggeteknisk dygtighed og erfaring – har den nødvendige kapacitet til at gennemføre opgaven. Hertil hører blandt andet at overholde tidsfrister og at deltage i samarbejdet med de øvrige rådgivere. Reglerne for brug af nøgletal i denne forbindelse skal følges.

Der kan endvidere lægges vægt på at antage rådgivere, som er opmærksomme på nye metoder med hensyn til gennemførelse af projekteringen eller nye produkter og metoder ved udførelsen af byggeriet.

Er bygherrens egen kapacitet begrænset, og er den ikke suppleret med særlig bistand, stilles der større krav til rådgiverne på det administrative område.

Selv om koordineringen mellem de projekterende, andre rådgivere og specialister håndteres af projekteringsledelsen, vil det ofte være en fordel for bygherren, at antallet af rådgivere holdes så lavt som muligt. Koordineringsproblemerne vil i alle tilfælde bortfalde, hvis der aftales totalrådgivning.

Ved valg af rådgivere kan bygherren også lægge vægt på, at rådgiverne kan dokumentere fornøden viden og procedure inden for kvalitetssikring og miljøledelse, den fornødne viden om gældende regler og praksis på arbejdsmiljøområdet samt viden om miljørigtig og arbejdsmiljørigtig projektering.

Endvidere skal bygherren selvfølgelig lægge vægt på prisen på rådgivning.

Bygherren skal endelig sikre sig, at rådgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Dette gøres ved en tro- og loveerklæring fra rådgiver i tilbudsfasen, som bør bekræftes ved aftaleindgåelse.

6.2.2 Valg af rådgivere ved udbud og annoncering

Ved større byggeopgaver er bygherrer forpligtet til at udbyde de tjenesteydelser (rådgivningsydelser), bygherren har behov for, i henhold til Udbudsdirektivet. Direktivet fastlægger regler for, hvordan tjenesteydelser indkøbes, når ydelserne overstiger en fastsat mindsteværdi (tærskelværdi). Tærskelværdierne fastlægges for to år ad gangen.

Det grundlæggende princip i direktivet er kravet om ligebehandling af mulige tilbudsgivere. Dette betyder, at de bydende skal udvælges ved objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier, og at der ikke må ske forskelsbehandling af tilbudsgivere.

Ved rådgivningsydelser under tærskelværdien er bygherren forpligtet til at annoncere ydelserne i henhold til Tilbudsloven, når den forventede honorarsum overstiger DKK 500.000,- ekskl. moms, og statslige bygherre er endvidere underlagt cirkulære om udbud og udfordring.

For statslige bygherrer er tærskelværdien for 2008 og 2009 fastsat til en kontraktværdi på ca. DKK 1,0 millioner ekskl. moms. For regionale, kommunale og statsstøttede byggeopgaver er tærskelværdien ca. DKK 1,5 millioner ekskl. moms.

Det betyder, at såfremt den forventede kontraktværdi for de samlede rådgivningsydelser, som bygherren har behov for i forbindelse med gennemførelse af en byggesag, overstiger tærskelværdien, skal alle rådgivningsydelser udbydes. Bygherren kan dog undlade udbud af enkeltaftaler om rådgivning, forudsat at den enkelte aftale ikke overstiger ca. DKK 0,6 mio. ekskl. moms, og forudsat at den samlede værdi af disse enkeltaftaler ikke overstiger 20 pct. af værdien af de samlede tjenesteydelser. Sådanne enkeltaftaler er heller ikke omfattet af annonceringspligten i Tilbudsloven.

De nærmere regler om udbud af tjenesteydelser fremgår af vejledning til udbudsdirektiverne og vejledning til Annonceringspligten (Tilbudsloven).

Bygherren kan ved EU-udbud vælge mellem offentligt udbud, hvor alle interesserede kan afgive tilbud på opgaven, eller begrænset udbud, hvor kun de rådgivere, der bliver udvalgt (prækvalificeret), kan afgive tilbud på opgaven. I få undtagelsestilfælde kan bygherren vælge udbud med forhandling, medmindre bygherren er omfattet af forsyningsvirksomhedsdirektivet, hvor denne udbudsform frit kan vælges.

Ved udbud efter Tilbudsloven (annonceringspligten) kan der forhandles.

Endelig kan bygherren vælge at gennemføre en projektkonkurrence, som beskrevet senere.

6.2.3 Valg af rådgivere ved begrænset udbud

Valg af rådgiver sker typisk i begrænset udbud med prækvalifikation. Bygherren skal som tildelingskriterium vælge enten laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud.

For en typisk byggesag, hvor bygherren har valgt begrænset udbud efter Udbudsdirektivet, er reglerne i korthed følgende:

• Bygherren udarbejder udbudsmaterialet, der skal danne grundlag for de afgivne tilbud, herunder bygherrens betingelser for rådgivning, som blandt andet kan indeholde en kravspecifikation over rådgiverens ydelser
• Bygherren gennemfører en prækvalifikation, som begynder med annoncering af udbuddet ved en udbudsbekendtgørelse, som sendes (elektronisk via SIMAP) til Supplement til EU-tidende og eventuelt endvidere annonceres på anden måde. Annoncen skal indeholde en liste over de dokumenter/oplysninger og evt. mindstekrav, der skal bruges ved udvælgelsen af tilbudsgivere (udvælgelseskriterier), fx benchmarks og nøgletal, samt oplysning om, hvilket kriterium ordren tildeles efter (tildelingskriterium), men ikke nødvendigvis underkriterier. Endvidere oplyses det antal rådgivere, der forventes udvalgt (prækvalificeret) til at afgive tilbud, samt i givet fald de objektive kriterier, der benyttes ved udvælgelsen, såfremt der er flere egnede end det fastsatte antal
• Interesserede rådgivere sender en ansøgning om at måtte deltage som tilbudsgiver (fristen skal være mindst 37 kalenderdage, dog mindst 30 kalenderdage ved brug af elektronisk udbudsbekendtgørelse)
• Bygherren gennemgår ansøgningerne ud fra udvælgelseskriterierne, og såfremt der er for mange egnede, vælger bygherren ud fra de oplyste objektive kriterier de rådgivere, som skal prækvalificeres til at afgive tilbud
• Bygherren skal meddele beslutning om prækvalifikation både til de prækvalificerede og til de forbigåede på samme tid
• Bygherren sender udbudsmaterialet til de prækvalificerede rådgivere. Udbudsmaterialet skal blandt andet indeholde tildelingskriterium og underkriterier samt vægtning (eventuelt en ramme med passende udsving) af underkriterierne – medmindre en vægtning ikke er mulig, og i så fald skal bygherren oplyse en prioritering af underkriterierne. Bygherren kan også vælge at vedlægge en bedømmelsesmodel med både vægtning og karakterskala
• Bygherren skal i sin udbudstidsplan sikre, at der er tid til besvarelse af spørgsmål fra tilbudsgiverne, og eventuelt afholde et orienterings- og spørgemøde i tilbudsfasen, hvis der er behov for det (svar på spørgsmål og eventuelle rettelser skal udsendes senest seks kalenderdage før afleveringsfristen)
• Tilbudsgiverne afleverer tilbud senest på det i udbudsmaterialet angivne tidspunkt. Fristen skal være mindst 40 kalenderdage fra udsendelse af udbudsmaterialet. Såfremt bygherren lægger udbudsmaterialet ud på sin hjemmeside, kan fristen afkortes til 35 kalenderdage.
• Bygherren vurderer de indkomne tilbud – herunder om de er konditionsmæssige – ud fra tildelingskriterium og underkriterier samt vægtningen/prioritering. Eventuelle mindre væsentlige forbehold prissættes, (forbehold, som ikke kan prissættes eller som vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, gør tilbuddet ukonditionsmæssigt, hvilket blandt andet gælder forbehold vedrørende tid)
• Bygherren skal hurtigst muligt efter at have truffet beslutning om tildeling meddele alle tilbudsgivere samtidigt, hvem bygherren har til hensigt at indgå aftale med. Meddelelsen skal indeholde en summarisk begrundelse for den trufne beslutning og skal sendes ved brug af hurtigst mulige kommunikationsmiddel (i praksis ved e-mail eller telefax)
• Bygherren indgår aftale med den tilbudsgiver, som bedst opfylder kriterierne for tildeling af ordren under hensyntagen til vægtningen. Aftalen må tidligst indgås 10 kalenderdage efter afsendelse af meddelelsen til de bydende om den trufne beslutning
• Bygherren skal senest 48 kalenderdage efter indgåelse af kontrakt sende en bekendtgørelse om den indgåede kontrakt til EU

Som tildelingskriterium kan bygherren anvende laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud, når bygherren lægger vægt på andre forhold end prisen ved valg af rådgiver. Bygherren skal oplyse sin vægtning af underkriterierne – medmindre dette ikke er muligt – og eventuelt en bedømmelses­model over for tilbudsgiverne i udbudsbekendtgørelsen eller senest i udbudsmaterialet. Såfremt vægtning af underkriterierne ikke er mulig, skal ordregiver oplyse underkriterierne i prioriteret rækkefølge.

Ved nationalt udbud af rådgiverydelser (for rådgiverydelser under Udbudsdirektivets tærskelværdi, men over DKK 500.000,-) er der krav om annonceringspligt (i et trykt eller i et elektronisk medie), mens udbudsproceduren kan tilrettelægges mere frit. Dog skal udvælgelse af tilbudsgivere ske på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier, og der må ikke ske forskelsbehandling af tilbudsgivere. For statslige bygherrer skal cirkulære om udbud og udfordring overholdes.

Den frie tilrettelæggelse af udbudsproceduren medfører blandt andet, at bygherren kan forhandle med tilbudsgiverne under iagttagelse af ligebehandling og gennemsigtighed. Der er dog krav om samtidig underretning til alle, når afgørelse om ordretildeling er truffet.

Dette krav om annonceringspligt ved nationalt udbud af rådgiverydelser gælder også for de såkaldte bilag IIB-ydelser, som blandt andet omfatter juridiske ydelser.

Bygherren kan have behov for en rådgiver til at bistå med gennemførelse af udbuddet.

6.2.4 Udbud af rådgivning som rammeaftaler

Bygherren har såvel ved EU-udbud som nationalt udbud mulighed for at indgå rammeaftaler med rådgivere. Virkningen af en rammeaftale er, at bygherren i rammeaftalens løbetid kan indgå kontrakter, der er baseret på rammeaftalen uden af udbyde på ny.

Ved EU-udbud kan der indgås såvel rammeaftale med en enkelt virksomhed som parallelle rammeaftaler med flere virksomheder. Rammeaftalerne må maksimalt have en varighed på 4 år, hvilket betyder, at der i denne 4-årsperiode kan indgås kontrakter under rammeaftalen, selv om kontrakterne har en løbetid ud over rammeaftalens løbetid.

Ved beregning af kontraktværdien for rammeaftaler i forhold til tærskelværdien skal alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammeaftalens løbetid, medregnes.

Selve udbudsproceduren ved EU-udbud kan gennemføres ved såvel offentligt udbud som ved begrænset udbud, mens proceduren ved nationalt udbud giver friere muligheder.

Ved parallelle rammeaftaler kan udbud gennemføres således, at ikke alle vilkår for kontrakterne er fastlagt, således at bygherren – når han ønsker at indgå kontrakt om en konkret opgave – genåbner konkurrencen mellem de virksomheder, der har rammeaftaler, ved et miniudbud, hvor der konkurreres på de ikke-fastlagte vilkår. Der kan således også gennemføres udbud af parallelle rammeaftaler, hvor der først konkurreres på prisen ved miniudbudet.

Der henvises til vejledningen til Udbudsdirektiverne, hvor reglerne for udbud af rammeaftaler nærmere er beskrevet.

Ved nationalt udbud af rådgiverydelser (for rådgiverydelser under Udbudsdirektivets tærskelværdi, men over DKK 500.000,-), hvor annonceringspligten gælder, kan der også indgås parallelle rammeaftaler (og kvalifikationslister). Der er ingen begrænsning af varigheden til 4 år, så udbyder kan fastsætte en passende varighed afhængig af rammeaftalernes kompleksitet og genstand.

Kontrakter, der indgås på baggrund af en allerede etableret rammeaftale, hvad enten denne er etableret ved EU-udbud eller efter nationalt udbud (rammeaftale eller kvalifikationsliste), er ikke selvstændigt omfattet af annonceringspligt, uanset om disse overstiger DKK 500.000,-.

6.2.5 Valg af rådgivere ved projektkonkurrence

Projektkonkurrencer kan med fordel anvendes ved større byggeopgaver.

Det kan ved større byggeopgaver anbefales at vælge rådgivere ved hjælp af en projektkonkurrence (arkitektkonkurrence). Gennem en projektkonkurrence opnås en alsidig belysning af opgaven, mange valgmuligheder og et bredt grundlag for de endelige beslutninger. Konkurrencen øger desuden muligheden for nytænkning og har ofte bidraget til fornyelser inden for byggeriet og samfundsplanlægningen.

Det anbefales at følge Akademisk Arkitektforenings konkurrenceregler, når man skal gennemføre projektkonkurrencer.

Projektkonkurrencer kan benyttes i forskellige former, hvoraf følgende skal nævnes:

• Idékonkurrence, som anvendes, hvor byggeopgaven enten ikke kan formuleres konkret, eller hvor det gælder om at finde grundlaget for opgavens løsning. Gennem idékonkurrencen kan man søge skitsemæssig anskueliggørelse af mulighederne for realisering af byggeplaner. Såfremt præmiesum og eventuelt honorar overstiger tærskelværdien, skal konkurrencen følge reglerne i Udbudsdirektivet
• Realiseringskonkurrence, som anvendes ved en konkurrence om løsning af en konkret byggeopgave, hvori projektering og gennemførelse af byggeriet indgår. Konkurrencen belyser opgavens funktionelle, konstruktive, arkitektoniske og økonomiske løsning. En realiseringskonkurrence vil oftest have en størrelse, så rådgiverhonoraret i sagen samt præmiesum overstiger tærskelværdien, og derfor skal reglerne i afsnit 4 i Udbudsdirektivet om projektkonkurrencer følges
• Kombineret realiserings- og honorarkonkurrence er en konkurrenceform, hvor bygherren har mulighed for at lade økonomien i byggesagen spille en rolle på linje med de andre kriterier såsom arkitektur og funktion. Denne konkurrenceform vil også oftest have en størrelse, så rådgiverhonoraret i sagen overstiger tærskelværdien, og i dette tilfælde kan tillige reglerne i Udbudsdirektivet om begrænset udbud med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige bud anvendes
• Etapekonkurrence, som er en kombination af en idékonkurrence og en realiseringskonkurrence. Først udskrives en idékonkurrence på grundlag af et rammeprogram. Blandt de bedste forslag udvælges 3-5 projekter, hvor konkurrencedeltagerne i 2. etape konkurrerer om den endelige løsning på grundlag af et revideret og mere detaljeret program, som blandt andet inddrager erfaringerne fra 1. etape. Etapekonkurrencen skal opfattes som et samlet konkurrenceforløb

Gennemførelse af en projektkonkurrence kan enten ske som en åben konkurrence, hvor alle kan deltage, eller som en indbudt konkurrence, hvor et begrænset antal kan deltage. Idékonkurrence udskrives oftest som åben konkurrence.

En ofte anvendt konkurrenceform er realiseringskonkurrencen. Det kan normalt anbefales, at deltagerantallet begrænses.

6.2.6 Rådgivervalg ved totalentreprise

Når bygherren vælger totalentreprise, har han ikke noget aftaleforhold med entreprenørens projekterende rådgivere. Men bygherren kan få indflydelse på entreprenørens valg af rådgiver og på disses arbejdsvilkår gennem udbudsbetingelserne for en totalentreprisekonkurrence og ved at stille krav til totalentreprenørens brug af egne rådgivere i totalentrepriseaftalen, fx til fagtilsyn.

Sædvanligvis knytter totalentreprenørerne rådgivere til sig specielt til løsning af den konkrete byggeopgave. Nogle totalentreprenører har et mere fast samarbejde med bestemte rådgivere. Enkelte totalentreprenører har egen projekteringsafdeling, som selv projekterer især mindre og typiserede opgaver.

Bygherrens muligheder for indflydelse – ved at stille krav om det i udbudsmaterialet – er f.eks:

• bygherren kan forbeholde sig ret til at godkende de rådgivere, som totalentreprenøren anvender ved byggeopgaven
• ved udbud i totalentreprisekonkurrence kan bygherren i forbindelse med fastlæggelse af udvælgelseskriterierne i prækvalifikationen lægge vægt på rådgivernes egnethed
• bygherren kan forlange, at rådgiverne deltager i møder mellem bygherre og totalentreprenør under byggesagen
• bygherren kan forlange, at rådgiverne skal føre fagtilsyn

6.2.7 Rådgivervalg ved partnering

Da samarbejde i partnering baseres på gensidig respekt og tillid, åben dialog og tæt personlig kontakt, er det afgørende, at nøglepersoner udvælges med omhu under hensyntagen til alle parter i projektet. Bygherren kan foretage særskilt udbud af rådgiverydelserne som ved traditionel rådgivning og i den forbindelse vælge begrænset udbud, med særlig vægt på CV'er for konkrete medarbejdere, samt forslag til samarbejdsmodel.

Rådgiverens evner til at indgå i et tæt samarbejde med både bygherre og entreprenør skal i den forbindelse inddrages i vurderingen.