6.3.(7) Udbudsmateriale

6.3.7 Udbudsmaterialet

Der er en række overordnede forhold, som bygherren skal tage stilling til i udbudsmaterialet. Det drejer sig om følgende:

• udbudsmaterialet skal indeholde en tidsplan
• krav om eventuel sikkerhedsstillelse for tilbagelevering af udbudsmaterialet
• bygherrens krav til tilbuddets omfang og form, herunder udfyldelse af mængdefortegnelser og tilbudslister
• ved anmodning om enhedspriser skal bygherren oplyse, hvilken vægt der ved vurderingen af tilbuddet vil blive tillagt de enkelte enhedsprise
• oplysning om afregningsform, herunder eventuel anvendelse af incitamentsaftaler
• krav om dokumentation fra entreprenøren vedrørende aflevering af data til beregning af nøgletal udført af en uafhængig evaluator, jf. gældende retningslinier
• om alternative tilbud modtages og i givet fald de mindstekrav, som alternative tilbud skal opfylde
• oplysning om vedståelsesfristen for tilbuddet
• om bygherren kræver sig stillet som selvforsikrer
• om bygherren kræver dagbod ved forsinkelse, herunder delterminer (er dagbod ikke aftalt, er entreprenøren ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler)
• evt. en hensigterklæring om før voldgift om en tvist at søge denne løst på anden vis (f.eks. trappemodellen, mægling, forenklet voldgift)
• oplysning om tildelingskriterium: laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud
• ved økonomisk mest fordelagtige bud skal underkriterier oplyses, og de skal vægtes, medmindre dette ikke er muligt, hvorfor de så skal anføres i prioriteret rækkefølge
• eventuelt frafald af muligheden for forhandling med de bydende (ved EU-udbud er det ikke tilladt at forhandle med de bydende)

Når der ved udbud anvendes en vurderingsmodel, skal som minimum den vægtning, der følger af modellen, oplyses til de bydende. Dette er ikke et krav i Udbudsdirektivet, men følger af praksis fra Klagenævnsafgørelser.

6.3.7.1 Introduktion til udbudsmaterialet

I introduktionen til udbudsmaterialet bør gives en kort orientering om den udbudte opgave samt en redegørelse for bygherrens organisation og eventuel rådgiverbistand.

6.3.7.2 Ansvaret for oplysninger i udbudsmaterialet

Udbudsmaterialet omfatter en række overordnede forhold, som bygherren har taget stilling til. Bygherren har ansvaret for, at oplysningerne i udbudsmaterialet er korrekte og entydige.

Som anført i vejledning om pris og tid kan bygherren bestemme, at der bydes på mængder, som bygherren har angivet, og at den entreprenør, som får arbejdet overdraget, kontrollerer de opgivne mængder og har krav på regulering af tilbudssummen, hvis mængderne må korrigeres.

Derimod bør bygherren ikke foreskrive, at de bydende eller den valgte entreprenør generelt skal overtage ansvaret for fejl i udbudsmaterialet. Efter almindelige regler har bygherren i forhold til entreprenøren ansvaret for projekteringsfejl og andre fejl i udbudsmaterialet.

Konstateres en fejl i udbudsmaterialet, efter at entrepriseaftale er indgået, indeholder AB 92 nærmere regler om, hvordan parterne skal forholde sig. Ved totalentreprise hæfter entreprenøren for fejl i egen projektering.

6.3.7.3 Bygherreleverancer

Hvor bygherren selv leverer materialer til en entreprenør, bør bestemmelsen i AB 92 suppleres med angivelse af, at entreprenøren ved modtagelse af materialer, som bygherren skal levere, har pligt til inden anvendelsen at påtale over for bygherren, hvis materialerne er behæftet med synlige mangler.

6.3.7.4 Krav til anvendelse af Informations og Kommunikations Teknologi (IKT)

For statslige bygherrer skal krav angående digitalt udbud og tilbud, digital 3 D-projektering, brug af projektwebs, digitale drifts- og vedligeholdelsesdata samt mulighed for digital byggesagsbehandling følges, jf. bekendtgørelsen om krav til anvendelse af Informations- og Kommunikations Teknologi (IKT) i byggeri.

Bekendtgørelsen pålægger de statslige bygherrer at stille krav om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi ved gennemførelse af byggeprojekter med en entreprisesum på mere end DKK 3 mio. ekskl. moms. Kravene øges ved højere entreprisesummer, jf. bekendtgørelsen. I forbindelse med bekendtgørelsen er der blandt andet udarbejdet vejledninger specielt for bygherrer og dennes rådgivere. I disse vejledninger kan søges yderligere information.

6.3.7.5 Entreprenørens sikkerhedsstillelse

Entreprenøren skal stille sikkerhed for opfyldelse af sine forpligtelser over for bygherren, medmindre andet fremgår af udbudsmaterialet. Statslige bygherrer skal forlange sikkerhedsstillelse, idet sikkerhedsstillelsen kan betragtes som et værdifuldt styringsmiddel i forbindelse med en entreprises gennemførelse. Sikkerhedsstillelse kan dog undlades ved entrepriser under DKK 0,5 millioner ekskl. moms.

Sikkerhedsstillelsen udgør 15 pct. af entreprisesummen ekskl. moms.

Bygherren skal sikre sig, at sikkerheden er stillet således, at den er gældende, indtil entreprenørens forpligtelser er opfyldt, og ikke udløber på et bestemt tidspunkt.

AB 92 indeholder præcise bestemmelser om nedskrivning af sikkerhedsstillelsen og om proceduren ved bygherrens anmodning om udbetaling af den af entreprenøren stillede sikkerhed, herunder entreprenørens mulighed for at begære sagkyndig beslutning om udbetalingskravet.

Det anbefales at benytte den til AB 92 udarbejdede aftaleformular for sikkerhedsstillelsen.

6.3.7.6 Forsikring

I henhold til AB 92 er bygherren forpligtet til at tegne og betale sædvanlig brand- og stormskadeforsikring for byggeriet.

Såfremt bygherren er selvforsikrer, skal dette anføres i udbudsmaterialet, jf. AB 92. Selvforsikringen omfatter ikke risici, der normalt dækkes af rådgiveres og entreprenørers ansvarsforsikringer.

På entreprenørens anmodning skal denne og eventuelle underentreprenører i henhold til AB 92 medtages som sikrede på forsikringspolicen. Entreprenørerne vil ofte i forbindelse med deres tilbud forbeholde sig, at tilsvarende skal gælde ved offentlige bygherrers selvforsikring.

6.3.7.7 Tidsfristforlængelse og usædvanligt vejrlig

Efter AB 92 har entreprenøren i en række nærmere angivne tilfælde krav på forlængelse af aftalte tidsfrister for arbejdets færdiggørelse. En lignende ret har bygherren.

Særligt bestemmelsen om usædvanligt vejrlig kan føre til overvejelser før udbuddet.

Efter denne bestemmelse kan entreprenøren kræve forlængelse af tidsfrister, når nedbør, lav temperatur, stærk vind eller andet vejrlig, som forhindrer eller forsinker arbejdet, forekommer i væsentligt større omfang, end det er sædvanligt for den pågældende årstid og egn.

Entreprenørerne har således efter AB 92 ikke adgang til fristforlængelse i ethvert tilfælde, hvor arbejdet kommer ud for standsning eller hæmning på grund af vejret. Vejrliget skal have været ”usædvanligt”, hvilket betyder, at der skal være tale om en art vejrligshindring, der ikke opstår sædvanligt, eller om hindringer, der nok er sædvanlige, men som optræder i usædvanligt stort omfang.

Arbejdshindrende vejrlig, der ikke giver adgang til fristforlængelse, er entreprenørens risiko i den forstand, at han har pligt til at udføre arbejdet inden for de aftalte tidsfrister, uanset om hindringerne opstår.

Entreprenøren skal sørge for, at arbejdsplaner er udformet således, at arbejdet ikke forsinkes af normale vejrligshindringer.

Ved bekendtgørelse om bygge- og anlægsarbejder | i perioden 1. november til 31. marts er entreprenørerne pålagt at holde byggeriet i gang i vinterperioden og skal derfor indregne de årstidsbestemte foranstaltninger i deres tilbud, jf. også vejledning om bekendtgørelse om bygge- og anlægsarbejder i perioden 1. november til 31. marts.

Bygherren skal i udbudsmaterialet angive, hvilke og hvor omfattende vejrligsbestemte foranstaltninger der skønnes nødvendige for at videreføre arbejderne i perioden 1. november til 31. marts. Bygherren skal endvidere angive, hvorledes de vejrligsbestemte og de årstidsbestemte foranstaltninger, der er fælles for flere entrepriser, fordeles mellem entreprenørerne, hvis bygherren har aftaler med flere entreprenører på byggepladsen. Endelig skal bygherren generelt anføre oplysninger om krav til byggepladsforanstaltninger, der er nødvendige for arbejdets udførelse i perioden 1. november til 31. marts.

Under arbejdets gang skal bygherren supplere ovennævnte angivelser, hvis de viser sig at være ufuldstændige.

Bygherren kan også i udbudsmaterialet angive, hvilke arter vejrlig, af hvilken styrke, antallet af hindringsdage (spilddage) eller antallet af påregnelige effektive arbejdsdage der skal være indregnet i arbejdsplanen.

I tilfælde, hvor det usædvanlige vejrlig ikke direkte har medført, at arbejdet er blevet standset, men at dette er blevet forsinket, kan der ske omregning til hele spilddage, der eventuelt kan give fristforlængelse.

Bygherren bør sikre sig teknisk rådgivning til udformningen af særlige vejrligsbestemmelser. Vinterkonsulenterne kan være byggeriets parter behjælpelige med at udforme bestemmelser om vejrlig, jf. vejledning om bekendtgørelse om bygge- og anlægsarbejder i perioden 1. november til 31. marts.

Som en forsøgsordning frem til 31. marts 2010 kan bygherren indhente tilbud på entrepriser inklusive vejrligsforanstaltninger i vinterperioden (dvs. det er entreprenøren, der tager risikoen) for hovedentrepriser over DKK 20 mio. og for stor- og fagentrepriser over DKK 3 mio.

6.3.7.8 Tilbudslister og beskrivende mængdefortegnelser

AB 92 indeholder ingen angivelse af, hvilken grad af specifikation der kan forlanges ved et udbud. Bygherren må dog ikke pålægge tilbudsgiveren at udfylde specifikationer, som alene tjener andre formål end vurderingen af tilbuddene, eller som pålægger de bydende omkostninger eller arbejde, som ikke står i rimeligt forhold til den betydning, specifikationen har for bygherrens vurdering af tilbuddene.

Specifikationerne kan først og fremmest benyttes ved afregning af enhedsprisbaserede mængder, ved a conto-udbetalinger og ved eventuelle forandringer i arbejdet.

Bygherren skal – til brug for entreprenørens prissætning, detailplanlægning og udførelse af arbejdet – angive i udbudsmaterialet, hvilke og hvor omfattende vejrligsbestemte foranstaltninger der skønnes nødvendige for at gennemføre byggearbejdet. Dette gøres ved at medtage en vintertilbudsliste som en del af den samlede tilbudsliste.

Ved mindre og enkle byggeopgaver er specifikationer i form af summariske tilbudslister i almindelighed tilstrækkelige for bygherren. Ved større byggeopgaver kan det derimod være hensigtsmæssigt at benytte beskrivende mængdefortegnelser som en del af udbudsmaterialet.

Beskrivende mængdefortegnelser bør anvendes til at præcisere de ydelser, der udbydes, og vil være et værdifuldt hjælpemiddel ved udarbejdelse af overslag. Detaljeringsgraden må afhænge af arbejdernes art.

For statslige bygherrer stilles der krav til beskrivende mængdefortegnelser, i henhold til bekendt­gørelsen om krav til anvendelse af Informations- og Kommunikations Teknologi (IKT) i byggeri.

6.3.7.9 Byggemøder

Der kan i udbudsmaterialet anføres særlige bestemmelser om byggemøder, fx om frekvensen.

Efter AB 92 skal bygherren eller dennes tilsyn udarbejde referat af byggemøderne. Referaterne har ikke mindst betydning med hensyn til registreringen af spilddage og årsag til spilddage samt registrering af eventuel forsinkelse samt varsel om dagbod.

En spilddag er en arbejdsdag, hvor arbejdet ligger stille, og spilddagene sammenholdt med årsagen til spilddagene har således betydning for opgørelse over krav på tidsfristforlængelse.

6.3.7.10 Sikkerheds- og sundhedsarbejdet

Arbejdsmiljøloven stiller fire krav til bygherren, som han har pligt til at overholde i forbindelse med gennemførelsen af byggeriet. Bygherren skal:

• Afgrænse de fælles sikkerhedsforanstaltninger, hvor to eller flere arbejdsgivere samtidig beskæftiger mindst 11 personer på byggepladsen
• Koordinere sikkerhedsarbejdet på byggepladsen i overensstemmelse med beskrivelsen i udbudsmaterialet og planen for sikkerhed og sundhed, hvor to eller flere arbejdsgivere samtidig beskæftiger mindst 11 personer på byggepladsen. Bygherren skal til varetagelse af koordineringen udpege en koordinator, som har:

- sagkyndig ekspertise på byggeområdet, herunder kendskab til byggeriets parter

- praktisk erfaring i ledelse af byggearbejde

- den fornødne viden om sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål

- gennemført arbejdsmiljøuddannelsen

• Udarbejde og ajourføre en plan for sikkerhed og sundhed, hvor to eller flere arbejdsgivere samtidig beskæftiger mindst 11 personer på byggepladsen
• Anmelde byggepladsen til Arbejdstilsynet

De nærmere bestemmelser findes i Arbejdstilsynets meddelelse om bygherrens ansvar og forpligtelser efter arbejdsmiljølovgivningen.

Den udpegede sikkerhedskoordinator udfører koordineringen på bygherrens vegne. Bygherren kan ikke overdrage det strafferetlige ansvar for sine forpligtelser og skal derfor løbende sikre sig, at forpligtelserne overholdes.

Bestemmelser om bygherrens overdragelse af disse opgaver skal anføres i udbudsmaterialet.

6.3.7.11 Drift og vedligehold

I udbudsmaterialet skal det være angivet, at entreprenører og leverandører i forbindelse med ibrugtagningen uden ekstra betaling skal stå til rådighed for gennemgang og instruktion vedrørende driften af de tekniske anlæg og installationer, og at der i tilslutning hertil udleveres de nødvendige drifts- og vedligeholdsforskrifter.

6.3.7.12 Bygherrens betaling

AB 92 indeholder bestemmelser om betaling. Betaling sker, hvis ikke andet er fastlagt, ved a conto-betaling en gang om måneden svarende til, hvad der på byggepladsen er ydet kontraktmæssige arbejder og materialer for.

Det kan i stedet aftales, at betaling sker efter en betalingsplan (rateplan), som følger tidsplanen. Betaling af raterne skal finde sted på de aftalte tidspunkter, forudsat at arbejder svarende til raterne og tidsplanen er præsteret.

Når der benyttes rateplan, kan det eventuelt aftales, at en passende stor slutrate først forfalder til betaling, når alle mangler konstateret ved afleveringen er afhjulpet, og driftsinstruktioner samt vedligeholdelsesvejledninger er afleveret.

Reglerne for prisregulering af entreprisesummen er nærmere omtalt i vejledning om pris og tid.

6.3.7.13 Transport på entreprisesummen

Efter AB 92 har entreprenøren ret til at transportere sit tilgodehavende i henhold til entrepriseaftalen. Bygherren kan i udbudsgrundlaget indskrænke transportadgangen, således at transport på entreprisesummen kun kan gives til bank eller sparekasse og i så fald kun gælder for hele entreprisesummen eller restentreprisesummen.

Eventuelt kan det dog tillige bestemmes, at bygherren accepterer meddelelser om yderligere transporter under forudsætning af, at fordelingen sker ved bankens eller sparekassens foranstaltning.

6.3.7.14 Tildelingskriterium og underkriterier

Ifølge såvel Udbudsdirektivet som Tilbudsloven skal tildelingskriteriet være enten laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud.

De kriterier, som opgaven tildeles efter, kaldes tildelingskriterier. Ved EU-udbud og ved nationalt udbud skal tildelingskriteriet være enten laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige bud.

Ved økonomisk mest fordelagtige bud konkurreres også på andre forhold ud over prisen. Disse forhold skal fremgå tydeligt af udbudsmaterialet og skal samles i en række underkriterier, som skal vægtes. Ved den indbyrdes vægtning af disse underkriterier sikrer bygherren sig, at tilbudsgiverne lægger mest vægt på de underkriterier, som bygherren prioriterer højst. Bygherren kan eventuelt udarbejde en vurderingsmodel, hvoraf vægtningen og karaktergivning af de enkelte underkriterier fremgår.

Hvis bygherren benytter en vurderingsmodel, skal som minimum den vægtning, der følger af modellen, oplyses til de bydende. Vægtningen kan vejlede de bydende om, hvordan de skal konkurrere på opfyldelsen af bygherrens ønsker, og giver bygherren grundlag for valget af det bedste tilbudsprojekt.

Ved gennemgangen af tilbuddene vurderes opfyldelsen af hvert enkelt underkriterium, og underkriteriet tildeles et antal points beregnet ud fra en fastsat pointskala. Ved at gange den tildelte vægt og det tildelte antal points fås et udtryk for, i hvilken grad det pågældende tilbud opfylder underkriteriet og dets bidrag til totalværdien.

Ved at lægge disse tal for alle underkriterier sammen fås totalværdien, som er et samlet udtryk for tilbuddets værdi.