1.1 Vurdering af lokalebehov

De offentlige bygherrer – det være sig statslige, regionale eller kommunale institutioner samt almene boligorganisationer – bør i deres langsigtede planlægning medtage fremtidige lokalebehov ved en samlet plan, som belyser behovet for lokaler af bestemte typer. For lokaler til erhverv kan det fx være antal arbejdspladser eller antal kvadratmeter lager, og for boliger kan det være almindelige lejligheder, handicapboliger mv. Visse lokalebehov kan være af begrænset varighed.

De overvejelser, der er nævnt i det følgende, må suppleres i det omfang, der på særlige områder foreligger mere detaljerede beskrivelser. Der er generelt brugt betegnelsen lokaler om behovet for byggeri.

Planerne skal desuden redegøre for, hvordan det forventede lokalebehov søges dækket. Planerne bør normalt ikke omfatte byggegrund, lokalernes placering samt udformning af konkrete byggerier.

Planerne bør udarbejdes med en tidshorisont på 5-10 år og løbende ajourføres. Det giver mulighed for, at processen med afklaring af bevillinger eller tilskud samt planlægning og gennemførelse af et byggeri kan forløbe mest hensigtsmæssigt.

Normalt bør en bygherre ikke komme ud for et pludseligt lokalebehov, medmindre der er tale om brand eller anden ødelæggelse af hidtidige lokaler. Politiske beslutninger, fx om organisationsændringer eller bevillinger, kan også ændre lokalebehovet.

Viser der sig at være et lokalebehov, gennemfører bygherren indledende undersøgelser, der omfatter:

• behovs- og funktionsundersøgelse, herunder vurdering af arbejdsgange og samarbejdsrutiner eller fordeling af almene boligtyper
• lokaliseringsmuligheder
• husningsmuligheder
• de økonomiske konsekvenser, herunder totaløkonomiske vurderinger

Ved de indledende undersøgelser kan der være behov for bistand til at vurdere mulighederne for at dække lokalebehovet ved leje af lokaler, køb af bestående ejendom eller ved byggeri.

Med henvisning til cirkulære ang. gennemførelse af statslige byggearbejder skal en statslig bygherre, som ikke har en særlig byggeadministration, søge bistand hos Slots- og Ejendomsstyrelsen til planlægning af det videre arbejde, når der er konstateret et lokalebehov, i tilfælde af at den samlede byggeudgift ekskl. eventuelle grundkøbsomkostninger og moms overstiger DKK 3,5 mio. Det gælder, uanset om lokalebehovet tænkes dækket ved byggeri, køb eller leje af bygninger.

Det kan i visse tilfælde være nødvendigt at antage teknisk bistand til at undersøge husningsmuligheder, fx med hensyn til eventuelle byggegrundes egnethed og udnyttelsesmuligheder, til foreløbig teknisk vurdering af lokaleindretning eller ombygnings- og nybygningsmuligheder og de samlede økonomiske konsekvenser heraf.

Hvis bygherren beslutter at bygge, indgår de indledende undersøgelser i det programoplæg, der danner grundlag for selve byggesagens tilrettelæggelse og gennemførelse.